档案馆
本馆概况
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机构设置

 

一、档案馆负责人

 

 

 

二、内设机构

 

1.综合科

  负责档案馆各类行政事务和日常管理工作,协助馆领导做好全校各门类档案管理和业务指导、督促、检查工作,协调各校区档案室的管理,负责馆内固定资产(包括网络及软硬件设备)的管理与维护等。

 

 2.综合档案室

  协助做好全校综合类档案管理和业务指导、督促、检查工作;负责各校区综合类档案的管理。

 3.信息技术与编研室

  负责档案馆信息化建设及档案信息资源的开发利用工作。

 

  4.干部档案室

   负责全校教职工人事档案的收集、整理和归档工作。

 

 5.学生档案室

  负责全校全日制本专科学生、硕士研究档案的收集、整理、归档、利用和毕业生档案的寄送、查询工作。

 

三、工作职责

     

 (一)综合科工作职责:

1.协助馆长处理馆内日常行政事务,督促、检查、协调各室的工作;协助馆长(兼党支部书记)开展党务工作;

2.协助馆领导组织拟订各项规章制度及开展各种形式的档案宣传工作;

3.负责起草档案馆工作计划、规划、总结、报告和上报材料;

4.负责公文材料呈送、传阅、归档工作及报刊、杂志的订阅工作;

5.负责档案馆印章管理和使用登记工作,负责档案馆经费报销工作;

6.负责档案馆办公用品、档案装具及各类设备(包括计算机、网络设备、打印机空调、去湿机等)的采购、管理工作;

7.负责组织档案馆信息的采集、整理,及综合统计、上报工作;

8.协助馆领导组织全馆性活动,组织安排有关会议,并作好会议记录;

9.负责内外联络和来信来访的接待工作; 
10.协助做好实物类档案的管理工作;  

11.协助馆领导做好档案安全、保密工作,负责安排档案馆节假日值班等有关事项;

12.完成馆领导交办的其他各项任务。

 

(二)信息技术与编研室工作职责

1.负责拟定和逐步完善适合广东技术师范大学实际的电子文件归档、电子文件元数据、档案信息采集、整合和安全管理等方面的各类标准与制度;

2.负责全馆各类应用系统的开发、维护和完善工作,确保数字档案管理系统和档案馆网站以及各类应用系统等的正常运行与安全维护;

3.负责各类馆藏数据库的管理、维护及利用工作;协助做好涉密档案数据库的安全与保密工作,确保涉密数据与校园网络物理隔离;

4.加快档案资源的信息化进程。制定档案信息资源开发利用计划,加快馆藏各类存量档案的数字化工作及增量档案的电子化工作;

5.提供部门预立卷系统、电子文件归档等业务培训的技术指导与支持,负责馆内工作人员计算机应用的培训指导和技术支持;

6.制定并负责执行学校及档案馆的有关档案信息的编研、展览计划;

7.组织编写学校《大事记》、《年鉴》编纂,参与《口述档案》信息采集,及各类专题的档案信息编研、档案宣传等开发利用工作;

8.协助做好各类设备(包括计算机、网络设备、打印机、空调、去湿机等)的采购、管理、维护和报废工作,确保各类设备的正常运行;

9.协助网络信息中心负责档案馆服务器管理、档案数据备份工作,确保档案信息安全与服务器的正常运行;

10.积极参与、配合馆内的各项活动;

11.完成馆领导交办的其他各项任务。

 

(三)综合档案室工作职责

1.制定、完善并负责执行馆藏综合档案的收集、整理、保管、借阅、保密、统计、鉴定、销毁和库房管理的规章制度;
  2.负责督促、检查和指导校内各单位的档案工作,及时向馆领导反映工作中存在的问题,并提出合理化建议;

3.负责组织开展对全校各立卷归档单位专、兼职档案员的业务指导、培训与考核管理工作;

4.负责对全校综合档案(包括涉密、声像、重大活动档案,名人、实物档案)的收集、接收、分类、编目、统计等工作,实施纸质和电子文档双套制归档;负责电子档案的接收,安全保管电子档案;

5.负责馆藏综合档案实体装盒编号、排架入库、统计登录和日常的库房管理工作,负责打印档案目录、编制检索工具;

6.负责做好各类涉密档案的安全保管工作,对涉密档案实行专人、单机、专门库房管理,做好已入库涉密档案的安全保管和安全利用,杜绝失密、窃密和泄密事件的发生;

7.负责做好“防水、防火、防盗、防虫、防光、防尘、防有害气体及温湿度控制”等档案实体的保护和管理工作,维护和确保所分管类别档案的完整与安全;

8.负责破损档案实体的修复保护工作和保管期满档案的鉴定、销毁工作;

9.配合相关科室做好数字档案管理系统和预立卷系统的应用培训工作;

10.积极推进档案信息化建设,负责存量和增量纸质档案的数字化工作;

11.参与、协助做好档案编研、展览工作;

12.负责综合档案的查借阅和提供利用服务工作;

13.积极参与、配合馆内的各项活动;

14.完成馆领导交办的其他各项任务。

 

(四)干部档案室工作职责

1.制定、完善并负责执行干部人事档案的规章制度;

2.负责收集、鉴别和整理干部人事档案材料;

3.负责管理干部档案信息系统,做好干部有关情况的登记;

4.负责为学校组织人事部门和有关单位提供干部人事档案的查阅和利用服务;

5.负责干部人事档案的转递和统计工作;

6.负责做好干部人事档案的安全、保密、保护等工作;

7.负责做好干部人事档案的业务建设和业务指导工作;

8.积极开展干部人事档案信息化工作;

9.积极参与、配合馆内的各项活动;

10.完成馆领导交办的其他各项任务。

 

(五)学生档案室工作职责

1.制定、完善并负责执行学生人事档案的规章制度。

2.负责学生档案的清点、接收、整理、分类、上柜和保管工作。  

3.负责毕业生档案的整理、分类、打包、寄送、咨询与跟踪工作。

4.负责学生转学、休学、复学、退学等学籍变动后档案办理工作。

5.负责学生档案的利用、统计工作。

6.开展学生档案信息编研工作。

7.负责遗留档案的保管和寄送工作。

8.积极参与、配合馆内的各项活动。

9.完成馆领导交办的其他各项任务。