部门文件材料归档范围和保管期限表

归档部门：党委办公室（与统战部合署）

分类号	序号	归档范围	保管期限
DQ11 党务综合	1	上级党组织有关党的建设的文件材料：
		（1）针对本校的	永久
		（2）需要长期贯彻执行的	30年
		（3）普发性的一般性的	10年
	2	党代会文件资料：
		（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音；大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等	永久
		（2）提案及办理情况、会议简报、会议情况、反映情况、小组会议记录等	30年
		（3）参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票样式	10年
	3	党委会、常委、党委扩大会议、书记校长会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件
		（1）会议通知、会议记录、纪要、报告、决议、决定、总结、简报、领导同志发言稿、讨论通过的文件和重要汇报材料等	永久
		（2）对决议等的修改意见、一般的汇报材料和讨论未通过的文件、参考资料、会议组织秘书工作文件等	10年
	4	党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）
		（1）重要的（年度的、典型的）	永久
		（2）一般的	10年
	5	党委发布的决定、办法、指示、批转文件、通报和通知
		（1）方针政策性的、重大问题的、有历史意义的	永久
		（2）一般业务问题的	10年
	6	以党的名义召开的工作会议、专业会议和现场会议文件材料
		（1）会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、纪要、记录、简报、重要的录音带、照片、会议典型材料、发言稿等	永久
		（2）会议讨论文件、参考资料、小组记录等	10年
	7	党委和上级党委调研、检查、巡视学院工作形成的文件材料：
		（1）重要的（典型的、系统的）	永久
		（2）一般的	30年
	8	党委负责人出席上级或下级会议发言稿、报告：
	8	（1）重要的	永久
		（2）一般的	30年
	9	党委工作简报	永久
	10	党委大事记	永久
	11	党群系统印章启用、停用的文件和印模	永久
	12	党群系统各种统计材料、基层报表：
		（1）年度和年度以上的、典型的、专题的	永久
		（2）季度的	30年
		（3）月份的	10年
	13	分党委、党总支报校党委的请示及批复	30年/10年
	14	分党委、党总支报校党委的工作计划、总结、报告	30年
	15	党委保密、秘书工作的有关文件：
		（1）重要的	永久
		（2）一般的	10年
	16	重要的群众来信来访及处理材料	30年
	17	党委与校外单位联系、协商工作来往文件	30年
	18	其它
DQ15 统战	1	上级关于学校统战工作的文件	永久/30年
	2	统战工作计划、总结、决定、报告、通知、请示及批复	永久
	3	统战工作情况调查、知名人士小传、典型材料、统计报表	永久
	4	本校各级人大代表、政协委员名单（册）和选举审批材料及大会上的发言材料	永久
	5	统战工作重要会议记录、大事记。	永久
	6	各民主党派的组织机构及其他成员登记表、名册、各种统计	永久
	7	台、港、澳联及和侨务工作材料	30年
	8	落实党的统战、侨务人员政策的材料	30年
	9	学校与外单位联系统战工作的来往文件	30年/10年
SX 声像	1	反映学校重大党务工作活动的照片、光盘及说明等	永久/30年
SX 声像	2	其他

部门文件材料归档范围和保管期限表

归档部门：学校办公室（校友会办公室、依法治校办公室挂靠）

分类号	序号	归档范围	保管期限
XZ11 行政综合	1	上级有关高校行政管理的综合性文件：
		（1）针对本校的	永久
		（2）专指高校的	30年
	2	全校性的规章制度	永久
	3	学院年度、学期工作计划、工作报告、总结	永久
	4	校长办公会议、校长书记会会议记录、纪要	永久
	5	本校教育事业规划、计划及上级批复	永久
	6	学校评估材料	永久
	7	年度报表及综合统计	永久
	8	学校行政系统印章的启用、停用文件及印模	永久
	9	本校历史沿革、概况、学院体制改革文件材料、机构的设置调整、合并、撤销、更改名称的文件	永久
	10	本校大事记、简报、信息、动态等	永久
	11	校史工作材料	永久
	12	全校性工作调查材料和经验总结	永久
	13	本校向上级的重要的请示及批复	永久
	14	全校性的工作会议、座谈会文件	30年
	15	校领导在会上的重要讲话和参加校外重要会议发言稿	30年
	16	校友会工作材料：
	17	（1）重要的（学校校友联谊会理事会成员名单、校友会刊物等）	永久
	17	（2）一般的（各地区校友会分会材料、各类通讯录等）。	30年
	18	校庆工作材料：
	19	（1）校庆活动计划、总结、领导讲话、各级领导和知名人士的签到册、题词、贺信、贺电、校庆工作形成的各种纪念册等有关材料	永久
		（2）重要人物的讲话稿、活动照片	永久
		（3）校庆一般文件材料	30年
	20	学校与外单位签订的合同、协议及相关材料	永久/30年
	21	上级领导来校视察时的讲话稿、记录（含录像、照片及文字说明）	永久/30年
	22	本校与有关单位、人士来往的重要函、电	30年
	23	普选工作材料	10年
	24	《广东技术师范学院年鉴》	永久
	25	本校学术委员会成员名单、会议记录、纪要	30年
	26	二级单位学校委员会名单	30年
	27	学校各部门、二级学院工作计划、总结、报告、纪要、简报、统计年报等重要材料	30年
	28	其他
SX 声像	1	反映学校重大行政工作活动的照片、光盘及说明等	永久/30年
SX 声像	2	其他
SW 实物	1	校际交流、对外交流过程中产生的纪念品、礼品等实物	永久/30年
SW 实物	2	海内外友好人士及院校赠送的礼品	30年

部门文件材料归档范围和保管期限表

归档部门：纪委办（与监察处合署）

分类号	序号	归档范围	保管期限
DQ12 纪检 XZ13 监察	1	上级有关纪检、监察工作的文件（1）针对本校的（2）专指高校的	永久/30年 30年/10年
	2	本校纪检、监察工作计划、总结、综合报告、请示、批复及重要统计报表	永久
	3	纪检、监察工作规章制度	30年
	4	校纪委会议、纪检、监察工作会议记录、纪要	30年
	5	纪检、监察工作大事记	永久
	6	党风、党纪等调查研究形成的文件材料（典型的、重要的）	30年
	7	党员处分、处理、复查、撤销处分等材料	永久
	8	受处理重大案件所形成的文件和查证、验证材料	30年
	9	本校监察专题调查材料、监察通报及有关经济纠纷案件材料	30年
	10	学校与外单位联系纪检监察工作的来往文件	30年/10年
	11	本校纪检、监察工作有关学习资料汇编	30年
	12	纪检监察工作简报	30年
	13	群众来信、来访及处理意见（重要的）	30年
	14	其他

部门文件材料归档范围和保管期限表

归档部门：组织部（与党校办合署）

分类号	序号	归档范围	保管期限
DQ13 组织	1	上级针对学校组织工作的指示、决定、通知、简报	永久
	2	组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料	永久
	3	以党委名义下发的（副处级以上）干部任免、调动和离休报告、请示、批复、通知等（包括上级批准的，要附任免呈报表）以及副处级以上干部名册等	永久
	4	科级干部任免文件材料、名册	永久
	5	党员名册、党组织及党员情况统计报表	永久
	6	关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料	永久
	7	发展新党员、预备党员转正的名单	永久
	8	组织工作大事记	永久
	9	二级党委、党总支、直属党支部改选的报告、审批材料	30年
	10	各二级党委、党总支、直属党支部委员名册	30年
	11	党员转移组织介绍信存根	30年
	12	组织工作会议有关文件（重要的）	30年
	13	干部培养、考核和使用、挂职锻炼的计划、规划、情况汇报、总结等材料	永久/30年
	14	关于离休干部工作计划、情况汇报、发挥老干部作用等材料	30年
	15	落实政策的有关材料	30年
	16	党校工作计划、教学计划安排、总结、学员名册等材料	30年
	17	群众来信来访及处理情况材料（重要的）	30年

部门文件材料归档范围和保管期限表

归档部门：宣传部（与新闻中心合署）

分类号	序号	归档范围	保管期限
DQ14 宣传教育	1	上级关于宣传工作的文件（1）针对本校的（2）专指高校的	永久/30年 30年/10年
	2	本校宣传工作计划、总结、决定、报告、请示及批复	永久
	3	教职工政治思想工作、政治理论学习、政治活动计划、宣传教育的专题计划、总结、重要情况汇报、思想工作动态及调查材料	30年
	4	党的政治思想工作及组织时事政策学习、以及其他宣传教育的专题计划、情况反映、简报、会议记录、录音带等材料：
		（1）综合反映全面活动的	30年
		（2）一般的	10年
	5	本校领导理论学习小组的学习计划、安排、记录等材料	30年
	6	学校与外单位联系宣传教育工作的来往文件	30年/10年
	7	宣传工作大事记	永久
SX 声像	1	反映本校重大活动、重要人物来访时的的录像带、录音带、照片及文字材料	永久
SX 声像	2	其他
CB 出版	1	校报全年合订本	永久
CB 出版	2	其他

部门文件材料归档范围和保管期限表

归档部门：学生工作部、学生处（与招生就业办公室合署）

分类号	序号	归档范围	保管期限
DQ14 综合	1	上级关于学生工作及学生思想政治工作的文件	30年/10年
	2	本校有关学生工作及学生思想政治工作的计划、报告、总结、决定、通知、规章制度	30年
	3	学生思想政治工作典型调查材料及统计报表	30年
	4	本校有关学生思想政治工作队伍的选拔、管理文件	30年
	5	学生政治工作人员名单	30年
	6	学生信息动态、通讯	30年
	7	学生心理咨询工作调研材料	30年
	8	学生工作简报	永久
	9	学校与外单位联系学生思想政治工作的来往文件	30年/10年
JX15 教学	1	学生勤工助学、奖、助、贷学金管理材料	30年
	2	学生军训工作计划、总结等材料	30年
	3	《军训简报》	10年
JX13 招生	1	上级有关招生工作的文件材料	永久
	2	各类层次学生的招生计划、规划、简章、请示、与批复等文件材料	永久
	3	各类学生新生录取名册批复、统计表等	永久
	4	招生工作总结、统计报表	永久
	5	招生监察工作材料	30年
JX14 学籍管理	1	学生手册	永久
	2	省级以上奖励各类学生的文件及上报材料	永久
	3	校级奖励各类学生的文件及名单	永久
	4	学生违纪处分决定	30年
	5	关于解除学生违纪处分的决定	30年
JX17 毕业生	1	上级有关毕业生就业的文件材料
	2	（1）针对学院的	永久
	3	（2）需要长期贯彻执行的	30年
	4	（3）需要短期贯彻执行的	10年
	5	毕业生就业工作会议有关材料	30年
	6	毕业生就业工作计划、总结	30年
	7	毕业生就业数据统计、审核与上报工作材料	30年
	8	二级学院就业工作检查、考核评比材料	30年
	9	就业指导、就业服务、就业管理工作材料、就业工作人员培训相关材料	30年
	10	建立就业基地、组织校园招聘会相关材料	30年
	11	毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料	30年

部门文件材料立卷归档范围和保管期限表

归档部门：研究生工作部、研究生处

分类号	序号	归档范围	保管期限
JX11 教学综合	1	上级有关学位与研究生教育工作的文件材料	30年
	2	本校关于研究生培养工作的规定、通知	永久
	3	硕士点的申报、建设和评估工作材料	永久
	4	各有关学科点硕士生导师的申报、遴选工作材料	永久
	5	普通高校研究生基层报表	永久/30年
	6	研究生处工作计划、总结	永久
	7	研究生手册、教师手册	10年
	8	校级以上教研成果有关奖励文件	30年
	9	调整或新增硕士导师文件材料	30年
	10	各类奖学金奖励办法及获奖学生名单	30年
	11	有关研究生教学工作会议的材料	30年
	12	研究生学生证、毕业证、学位证、结业证样本（复制件）	30年
	13	有关研究生工作的调查报告	30年
	14	研究生思想政治和德育工作的有关材料	30年
	15	学校研究生会工作的有关材料；	30年/10年
	16	学校与外单位联系研究生工作的来往文件	30年/10年
	17	其他
JX12 学科建设	1	上级有关学科、专业设置文件材料	永久
	2	学科、专业论证、评估、申报、审批材料	30年
	3	重点学科、专业、建设材料	永久
	4	学科、专业建设计划、简报、总结材料	30年
	5	学科、专业建设统计报表	永久
	6	其他
JX13 招生	1	上级有关研究生招生工作的文件材料	30年
	2	招生计划、规定、生源计划	30年
	3	研究生录取材料及名单	永久
	4	委培、代培、自费生计划、合同及名单	永久
	5	招生宣传、招生工作总结	30年
JX14 学籍管理	1	研究生入学登记表	永久
	2	研究生学籍表、成绩登记表	永久
	3	在校研究生名册	永久
	4	毕业生二寸近照(注明年级、专业、姓名)	永久
	5	研究生学籍变更材料（、休学、复学、转学、退学）	30年
	6	研究生奖励材料（奖学金、优秀学生、优秀学生干部）	30年
	7	研究生处分材料	30年
	8	其他
JX15 课堂教学	1	各专业研究生培养方案、教学大纲、课程简介	永久
JX15 课堂教学	2	其他
JX16 学位	1	上级有关研究生工作的文件材料	30年
	2	学校学位评定条例、办法及计划、总结	永久
	3	学校学位委员会会议记录、决定	永久
	4	学位委员会授予硕士学位的名单、学位毕业证书领取签收册	永久
	5	硕士学位（毕业）论文和论文评审材料	永久/30年
	6	学位论文答辩会议记录和决议书	永久
	7	答辩委员会学位表决票、不授予学位的名单	10年
	8	研究生指导老师名册	永久
JX17 毕业	1	毕业研究生名册	永久
	2	毕业研究生派遣名册	30年
	3	毕业研究生毕业证、学位证发证登记表	永久
	4	毕业研究生质量跟踪调查及信息反馈	30年
	5	研究生毕业就业工作总结	30年
	6	其他
JX18 教材	1	各研究生专业教材目录	30年
	2	优秀研究生教材评选材料	30年
	3	优秀多媒体教学软件	30年
	4	其他
SX 声像	1	研究生处重要活动照片	30年
	2	研究生毕业合影	永久
	2	其他

部门文件材料归档范围和保管期限表

归档部门：发展规划处

分类号	序号	归档范围	保管期限
XZ11 行政综合	1	上级(校外)关于学校发展规划的文件	30年
	2	为学校的发展制定的政策性研究的文件材料（中长期发展规划、创新强校、筹备、申办“广东技术师范大学”等有关材料）	永久
	3	规章制度、管理办法、岗位职责	30年
	4	工作计划、总结、简报等	30年
	5	机构设置、人员名单	30年
	6	工作记录	30年
	7	会议记录、会议纪要	30年
	8	学校发展规划工作会议材料、领导讲话稿	30年
	9	学校相关事业发展事项的调研、论证等材料	30年
	10	相关活动录像、照片及文字说明	永久
	11	其他

部门文件材料归档范围和保管期限表

归档部门：人事处

分类号	序号	归档范围	保管期限
XZ12 人事	1	上级有关人事工作的文件（1）针对本校的（2）专指高校的	永久/30年 30年/10年
	2	人事工作计划、报告、总结、请示及批复、综合性报告、调查材料、会议记录	永久
	3	有关机构编制规划、计划、报告、请示及上级批复	永久
	4	有关机构设置、调整、合并、撤销、更改名称等文件	永久
	5	人事、工资等各类统计报表	永久
	6	教职工、合同工名单、名册、登记表	永久
	7	教师兼任校外社会职务和学位、学术职务名单、登记表及聘请兼职教师、名誉教授的名册及有关文件材料	永久
	8	师资培养、管理工作计划、规定、总结、请示、批复	永久
	9	教职工奖励及处分材料和复查、撤销处分材料	30年
	10	关于教职工中的民、刑事案件及与此相关的公安、检察、司法等有关材料	30年
	11	讲师以上教师和有贡献的科技人员、科学家及知名人士等登记表	永久
	12	学院人事工作大事记	永久
	13	本校人事工作的规章制度	30年
	14	教职工调入、录用的请示及批复、工资转移证明、报到证、行政介绍信、合同、协议、以及转正定级、起薪、停薪、调资等有关材料	30年
	15	教职工调出的审批、转出工资关系等材料，以及教职工内部调动的材料	30年
	16	教职工离休、退休及离职、退职的有关材料	30年
	17	教职工援外和支援边远山区及基层锻炼名单、名册等材料	30年
	18	教职工工作证及校徽的制发文件、样本和签名册	30年
	19	使用临时工的有关文件	30年
	20	教师进修计划、安排、总结，以及各类教师调查表、登记表	30年
	21	教师资格认定、业务考核材料，以及教师工作量的规定及执行情况	30年
	22	教研室、研究室正、副主任名册	30年
	23	教职工评定聘任专业职称材料及上级批复	30年
	24	派出和接收进修教师名册、登记表	30年
	25	教职工因私出国（境）的有关材料	30年
	26	教职工考核材料	30年
	27	教职工困难补贴、工伤处理、事故调查、死亡人员丧葬抚恤材料	30年
	28	上级有关计划生育工作文件、需要长期贯彻执行的	30年
	29	学院计划生育工作计划、总结、报告、请示、批复等文件	30年
	30	学校与外单位联系人事工作的来往文件	30年

部门文件材料归档范围和保管期限表

归档部门：教务处（教学改革与发展研究中心挂靠）

分类号	序号	归档范围	保管期限
JX11 综合	1	上级下达的有关教学工作的文件材料	30年
	2	省计委、招生办、省教育厅针对本校下达的教育事业计划	永久
	3	学院向上级机关报送的有关教学工作报告、请示与批复文件	永久
	4	教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法	永久
	5	本校教学管理工作的规章制度	永久
	6	学校教学工作计划、总结、简报	永久
	7	有关教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖等文件材料	永久
	8	教学工作的各种统计资料	永久
	9	联合办学的协议书及上级批复	永久
	10	省级以上优秀教学成果奖励评定办法、申报材料、表彰决定、名单及证书	30年
	11	本校教学研究、教学改革成果奖励办法、获奖名单	30年
	12	学校召开教学工作会议的文件材料（报告、决议、总结、领导讲话、照片、录音带等）和教学工作指导委员会会议记录、会议文件材料以及有关教学工作、会议文件资料汇编等	永久
	13	本校调整专业名称及学制的报告及上级批复	永久
	14	学校与外单位联系教学工作的来往文件	30年
	15	其他
JX12 学科与实验室建设	1	上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料	永久
	2	学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料	永久
	3	重点学科、专业、实验室建设材料	永久
	4	学科、专业、实验室建设计划、简报、总结、统计报表等	永久
	5	教学结构设置、调整、合并撤销、更改名称	永久
	6	新设专业请示、批复、论证材料、原有专业更名合并、撤销材料	永久
JX14 学籍管理	1	有关学籍管理的规章制度	永久
	2	在校学生人数统计表、新生注册表、学生名册	永久
	3	全日制本、专学生学籍表、成绩登记表	永久
	5	学生学籍变更材料（休学、转学、退学、复学、升级、留级、插班、保留入学资格等材料）和请示及批复	30年
	6	学生的处分材料（处分决定、请示与批复、撤销处分等）	30年
JX15 课堂教学与教学实践	1	各专业教学计划、教学大纲、实习大纲	永久
	2	各类学生培养方案、情况汇报等	永久
	3	课程建设要求及安排、课程表、校历表等	永久
	4	校级教学研究项目的文件材料（开题报告、任务书、合同书、报告情况、研究报告、成果鉴定、获奖证书）	30年
	5	典型教案、重要备课记录	30年
	6	学生参加各类专业竞赛情况总结、奖状	30年
	7	教学实习、社会实践计划、总结及有关材料	30年/永久
	8	教学实习、生产实习计划、总结及有关材料	30年/永久
	9	学生创新大赛项目统计、获奖统计、奖品（复印件）	30年
	10	学生参加社会实践、社会调查总结及有关材料	30年
JX16 学位	1	上级有关学位工作的文件材料	30年
	2	学校本科学位评定条例、办法及计划、总结	永久
	3	学位委员会会议记录、决定	永久
	4	学位委员会授予学士学位的名单、学位证书领取签收册	永久
	5	学位论文答辩会议记录和决议书	永久
	6	答辩委员会学位表决票、不授予学位的名单	10年
	7	本科生优秀学士学位论文	30年
JX18 教材	1	学校教材建设规划与执行情况	永久
	2	教材管理、出版发行、工作计划、规章制度、请示与批复、情况汇报、总结、统计报表等	永久/30年
	3	本校教师自编、主编的教材、专著	永久/30年
	4	学校教材工作会议文件材料	永久/30年
	5	各专业使用教材目录和简介	30年
	6	自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集	30年
	7	未正式出版、但具有保存价值的教材、讲义、习题	10年
	8	声像教材、幻灯片、电影胶片、光盘、录音带、录像带、计算机软盘等	30年/10年
SX 声像（照片）	1	有关教学重要活动的照片及材料	30年/永久
	2	获奖的多媒体教学软件及材料	30年
	3	其他

部门文件材料归档范围和保管期限表

归档部门：科研处（与人文社科处合署）

分类号	序号	归档范围	保管期限
KY11 综合管理	1	上级机关有关科研工作的条例、规定、重要指示、通知等文件：
		（1）针对本校的	永久
		（2）需要长期贯彻执行的	30年
		（3）需要短期贯彻执行的	10年
	2	科研工作的规章制度	永久
	3	科研工作计划、工作总结、调查报告、评估材料及各种重要的统计报表	永久/30年
	4	科研机构的设置、变动情况材料。	永久
	5	国家重点实验室建设、管理材料。	永久
	6	反映学校科研工作、重要活动的新闻、报告、录像等材料。	永久
	7	学校有关科研工作方针政策性的、涉及主要业务问题的请示、报告及上级机关的批复等。	30年
	8	科研成果汇编	30年
	9	科研经费管理文件材料	30年
	10	学校举办（参加）重要的学术会议和科研工作会议	30年
	11	科技协作、科技服务协议书。	30年
	12	申请科学基金及有关批复	30年
	13	科研工作简报	10年
	14	其他
KY12-1 科研准备阶段	1	项目申报书、开题报告与课题调研论证材料	永久
	2	立项批复、计划任务书、协议书、合同等。	永久
	3	课题研究计划、设计、审批文件	30年
	4	计划执行情况、计划调整或撤销报告	10年
	5	课题投资和预决算材料	10年
KY12-2 科研实验阶段	1	实验、测试、观测、调查、考察的各种载体的重要原始记录（含关键配方、工艺流程及综合分析材料）。	永久
	2	数据处理材料、计算处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果）。	永久
	3	设计的文字说明、图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等）。	永久
	4	配套照片、底片、录音带、录像带。	永久
	5	样品、标本等实物的目录。	永久
	6	实验报告、测试报告。	30年
	7	重要的技术文件	30年
	8	研究阶段工作小结、年度报告。	30年
KY12-3 总结鉴定阶段	1	结题报告、研究报告、研制报告。	永久
	2	论文、专著。	永久
	3	工艺技术报告	永久
	4	技术鉴定材料	永久
	5	专家评审意见（参加人员名单）、结项批复	永久
	6	鉴定证书	永久
	7	鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见）	30年
	8	推广应用意见	30年
	9	课题工作总结	30年
KY12-4 申报奖励阶段	1	科研成果登记表	永久
	2	科研成果报告表	永久
	3	科研成果奖励申报材料与审批材料	永久
	4	科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件	永久
	5	专利申请书或证书原件或复印件	永久
KY12-5 推广应用阶段	1	转让合同、协议书。	永久
	2	生产定型鉴定材料	永久
	3	推广应用方案及实施情况	30年
	4	扩大试生产的设计文件、工艺文件。	30年
	5	对外学术交流材料	30年
	6	推广应用总结材料	30年
	7	成果被引用或投产的反馈意见	10年
	8	成果宣传报导材料	10年
KY12-6 专利	1	上级有关专利类指导性文件	30年
	2	专利管理文件材料	30年
	3	专利申请书	永久
	4	专利证书原件或影印件	永久
	5	其它重要的文件材料	30年
SX 声像	1	与科技项目配套的照片（含底片）、录音带、录像带、光盘等	永久/30年
	2	重点、大型科技项目评审鉴定会的声像材料	30年
	3	本单位组织召开的大型学术会议、学术活动的声像材料	30年
	4	其他

部门文件材料归档范围和保管期限表

归档部门：国际交流与合作处（与港澳台事务办公室合署）

分类号	序号	归档范围	保管期限
WS11 综合	1	上级关于外事工作的文件材料	30年
	2	学校外事工作计划、总结、规章制度、简报、请示与批复等	永久
	3	外事工作统计报表等	永久
	4	外事工作会议材料	30年
	5	外事财务预算与计划	30年
	6	接待外宾的材料及名册、照片	30年
WS12 出国（境）	1	上级对出国（境）人员有关文件材料	30年
	2	出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件）	永久
	3	国际学术会议论文	30年
	4	投寄国（境）外学术论文	30年
	5	出国（境）人员考察、访问材料	30年
	6	出国（境）讲学、研究人员有关材料	30年
	7	出国参加国际比赛、竞赛材料	30年
WS13 来校	1	邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来信函件	30年
	2	外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料	30年
	3	外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料	30年
	4	外国各界人士来校参加访问的文件材料(名册、简介)	30年
	5	来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料	30年
	6	外籍教师、专家管理制度	30年
WS14 国际合作与会议	1	中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录	永久
	2	学校完成的国际合作项目、成果等材料	永久
	3	合作项目中国外单位完成项目、成果等材料	30年
	4	授予外籍人员名誉称号的材料	30年
	5	与国外合作办学的请示与批复、协议书、来往信函等有关材料	永久
	6	双方互赠的礼物、纪念物、科研书籍等	30年
	7	国际会议（含在国内召开的）有关材料	30年
SX 声像	1	各种国际交流活动、国际会议等形成的声像制品、照片、光盘等（纸质及电子版）	30年
SX 声像	2	其他
SW 实物	1	外方赠送给我校的各种纪念品、礼品	30年
	2	双方互赠的纪念品、礼品目录清单	30年
	3	其他

部门文件材料归档范围和保管期限表

归档部门：财务处

分类号	序号	归档范围	保管期限
CK11 综合	1	上级有关财务会计工作的文件材料	永久
	2	本校财务管理规定、计划、总结、请示与批复等文件	30年
	3	学校与外单位发生借贷关系的合同、协议、请示、报告、批复等材料	永久
	4	财会档案移交保管清册	永久
	5	财会档案销毁清册	永久
	6	学校基金管理方面的文件材料	10年
CK12 会计报表	1	决算报表（含基建综合决算）	永久
	2	年度以上规划表、分配计划、测算表	30年
	3	年度以上各种统计报表（含工资报表）	30年
	4	季度以下各种计划、统计报表	10年
	5	预算会计报表	10年
CK13 会计账簿	1	总账	30年
	2	日记账（现金、银行存款日记帐）	30年
	3	预算内账簿（含明细账、分户或登记帐）	10年
	4	预算外账簿（含明细账、分户或登记帐）	10年
	5	学院专项基金账簿	10年
	6	固定资产明细帐（固定资产报废清理后保管5年）	10年
	7	备查账簿中的补充帐、其他应付帐	30年/10年
CK14 会计凭证	1	涉及债权、债务及未清理完毕的凭证	30年
	2	预算内各种原始凭证、记账帐单	10年
	3	预算外各种原始凭证、记账帐单	10年
	4	学院基金各种原始凭证、记帐凭证	10年
	5	会计拨款凭证及其它会计凭证	10年
	6	银行对外账单、银行存款余额调节表	10年
CK15 工资清册	1	工资发放名册	永久
	2	工资转移、证明、通知存根	30年
	3	各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等	10年
CK16涉外会计	1	涉及外事会计凭证及附件	永久/30年
CK16涉外会计	2	涉及外事会计账簿	30年

[注]：涉及外事会计凭证及账薄单独立卷存放。

部门文件材料归档范围和保管期限表

归档部门：审计处

分类号	序号	归档范围	保管期限
XZ13 审计	1	上级有关审计工作的文件（重要的）	30年
	2	本校审计工作规章制度、统计报表等	永久
	3	本校审计工作计划、总结、请示及上级批复	永久
	4	审计工作大事记	永久
	5	审计工作会议记录、纪要以及有关学习资料汇编	30年
	6	学校审计专题调查材料、审计通报及有关经济纠纷案件材料	30年
	7	对校内各单位离任领导的审计报告及有关材料	30年
	8	工程项目审计材料及复查材料	30年
	9	其他重要的文件材料	永久/30年
	10	学校与外单位联系审计工作的来往文件	30年

部门文件材料归档范围和保管期限表

归档部门：资产与实验室管理处

分类号		序号	归档范围	保管期限
SB11 综合		1	上级有关仪器设备的政策、业务管理工作文件	30年
		2	学校仪器设备管理的规章制度	30年
		3	仪器设备工作计划、报告、总结、调查材料	30年
		4	本校仪器设备购置计划、报告及经费分配方案	30年
		5	本校仪器设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复	30年
		6	本校有关仪器设备业务工作的综合性统计材料	30年
		7	仪器设备报表、台帐、清册	30年
		8	实验室建设、验收、绩效评估等材料	30年
		9	资产管理工作计划、报告、总结、调查材料等	30年
		10	有关资产管理工作的年度统计报表	永久
		11	学校资产清查材料	30年
		12	固定资产（包括设备、装备、家具、图书等）报帐、建帐、捐赠物资的建账以及管理材料	30年
		13	其它重要文件材料	30年
SB12 仪器和设备项目	1		申请、报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）	30年
	2		上级或主管领导批复和准购批示	30年
	3		定购合同（复印件）和会谈纪要、记录等	30年
	4		进口设备过程中有关大的技术商务文件	30年
	5		开箱记录及装箱单	30年
	6		安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单	30年
	7		验收报告及产品合格证书	30年
	8		索赔来往函件及结果文件	30年
	9		设备说明书及全套随机文件材料	与设备共存
	10		使用、检修、故障事故记录（设备履历书）	与设备共存
	11		重大事故的调查分析及处理意见	与设备共存
	12		技术改造和开发过程中形成的技术文件材料	与设备共存
	13		学校在仪器管理工作中形成的重要照片	30年
	14		其它重要文件材料	30年
JJ11 土地房屋资产管理	1		房地产工作的有关重要请示及上级批复件	永久
	2		与校内外签订购房、申办产权证登记表等	永久
	3		土地使用证、校园地界变化、房屋拆迁请示、批复、协议书等	永久
	4		房屋产权证书、反映房屋建筑基本历史面貌的有关文件和材料	永久

部门文件材料归档范围和保管期限表

归档部门：招投标管理中心

分类号	序号	归档范围	保管期限
SB 招投标综合	1	上级有关采购与招投标管理工作的文件材料	30年
	2	采购与招投标管理工作的规章制度	30年
	3	采购与招投标工作中形成的有关材料	30年
	4	采购与招投标管理工作计划、总结、报告	30年
	5	采购与招投标的各类统计报表	永久
	6	本处的重要工作会议纪要、记录、简报等	30年
	7	与外单位重要的工作联系函	30年
	8	其他	30年

部门文件材料归档范围和保管期限表

归档部门：保卫处（与武装部合署）

分类号	序号	归档范围	保管期限
XZ14 保卫武装	1	上级有关安全保卫消防工作文件	30年/10年
	2	本校安全保卫工作计划、总结、请示及批复、调查材料、统计报表	永久
	3	本校安全保卫工作的规章制度	30年
	4	本校要害部门的治安保卫、消防工作材料	30年
	5	本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书	30年
	6	保卫工作简报	30年
	7	有关保卫工作的业务档案资料	30年
	8	复员、专业、退伍军人、军烈属名册和登记表（卡）	30年
	9	大学生、预备役人员军政训练和兵员动员工作的有关材料	30年
	10	兵役登记和征兵工作的有关材料	30年

部门文件材料归档范围和保管期限表

归档部门：总务处

分类号	序号	归档范围	保管期限
XZ15 后勤	1	上级关于后勤工作的文件（重要的）	30年
	2	学校后勤管理工作的各项规章制度	30年
	3	学校后勤工作计划、报告、协议、调查材料、请示及批复	30年
	4	总务、后勤工作的各类统计报表	30年
	5	后勤工作会议记录、纪要	永久
	6	防震、防汛、三废治理工作的文件材料	30年
	7	爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知、简报、通报等文件材料	30年/10年
	8	师生员工体格检查、流行性疫情报告与防治措施、典型病历、医疗事故的检查、鉴定以及师生员工健康状况调查材料和统计表等材料	30年
	9	校园管理、爱国卫生工作计划、规定、总结、通知、决议等文件材料	30年/10年
	10	有关水电设施、维修等文件材料	30年
	11	住房管理和物业管理的有关规定、协议等材料	30年
	12	校园绿化和环卫工作有关材料	10年
	13	车辆管理制度及有关文件材料	10年
	14	膳食管理工作有关材料	10年
	15	后勤各中心任免下属单位干部的通知	30年
	16	学校与外单位联系后勤保障工作的来往文件	30年
	17	其他

部门文件材料归档范围和保管期限表

归档部门：基建处

分类号	序号	归档范围	保管期限
JJ11 基建综合管理材料	1	上级关于基建工作的文件	30年/10年
	2	关于基建问题的请示、报告及上级批复	永久
	3	基建工作规章制度	30年/10年
	4	基建工作计划、总结、简报	30年/10年
	5	基建工作总体规划	永久
	6	基建工作年度（季度）总结、统计报表	永久
	7	基建工程财务预、决算及上级批复	永久
	8	学校总体规划、设计总平面图	永久
	9	综合性征地、换地、让地文件材料	永久
	10	地下管线、隐蔽工作、地形、地质及水源：	永久
		（1）学校综合性供水、排水管线分布图	永久
		（2）学校综合性电管、缆线分布图	永久
		（3）学校综合性煤气管线分布图	永久
		（4）学校综合性通讯设施管线、电缆线分布图	永久
		（5）学校综合性隐蔽工程分布图及有关材料	永久
		（6）学校综合性地质、水源勘探、地形测量形成的文件材料	永久
		（7）学校校园计算机网络、有线电视设施管线分布及有关材料	永久
	11	各类土地、房屋所有权证和土地使用证、红线图、总地图、地籍图、各种土地协议以及相关的办理过程文件	永久
	12	关于土地、校舍调拨、征用、租借的报告、合同、协议书及上级批文	永久
	13	处理土地、房产方面纠纷、历史遗留问题的有关文件材料	永久
	14	本处重要工作会议记录、纪要、简报等	30年
	15	学院基建项目的综合性合同、协议及有关材料	永久
	16	与外单位重要的工作联系函	30年
	17	《基建工作简报》等	10年
	18	其他有关基建工作的文件材料	30年/10年
JJ12 基建项目（按单项工程设置类目） JJ1211 工程准备阶段文件（由建设单位归档）	（一）	立项文件：
	1	项目建设书	永久
	2	项目建设书审批意见及前期工作通知书	永久
	3	可行性研究报告及附件	永久
	4	可行性研究报告审批意见	永久
	5	关于立项有关的会议纪要、领导讲话	永久
	6	专家建议材料	永久
	7	调查资料及项目评估研究材料	永久
	（二）	建设用地、征地、拆迁文件：
	1	选址申请及选址规划意见通知书	永久
	2	用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书	永久
	3	拆迁安置意见、协议、方案等	永久
	4	建设用地规划许可证及其附件	永久
	5	规划建设用地文件	永久
	6	建设前原始地形、地貌状况图、照片	永久
	7	国有土地使用证	永久
	（三）	勘察、测绘、设计文件：
	1	工程地质勘察报告	永久
	2	水文地质勘察报告、自然条件、地震调查	永久
	3	建设用地钉桩通知单（书）	永久
	4	地形测量和拨地测量成果报告	永久
	（四）	招投标、合同文件：
	1	勘察设计招投标文件	30年
	2	勘察设计承包合同	30年
	3	施工承包合同	30年
	4	施工招投标文件	30年
	5	工程监理招投标文件	30年
	6	监理委托合同	30年
	（五）	开工审批文件：
	1	建设项目列入年度计划的申报文件	永久
	2	建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表	永久
	3	规划审批申请表及报送的文件和图纸	永久
	4	建设工程规划许可证及其附件	永久
	5	建设工程开工审查表	永久
	6	建设工程施工许可证	永久
	7	投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明	30年
	8	工程质量监督手续	30年
	9	施工执照	30年
	（六）	财务文件：
	1	工程投资估算材料	10年
	2	工程投资概算材料	10年
	3	施工图预算材料	10年
	4	施工预算	10年
	（七）	建设施工、监理机构及负责人：
	1	工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单	30年
	2	工程项目监理机构（项目经理部）及负责人名单	30年
	3	工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单	30年
JJ1211 设计文件材料（由设计单位归档）	1	申报的规划设计条件和规划设计通知书	永久
	2	初步设计图纸和说明	30年
	3	技术设计图纸和说明	30年
	4	审定时间方案通知书及审查意见	30年
	5	有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治。卫生等）批准文件或取得的有关协议	永久
	6	施工图及其说明	30年
	7	设计计算书	30年
	8	政府有关部门对施工图设计文件的审批意见	永久
JJ1212 监理文件（由监理单位归档）	（一）	监理规划：
	1	监理规划	30年
	2	监理实施细则	30年
	3	监理部总控制计划等	30年
	（二）	监理月报中的有关质量问题	30年
	（三）	监理会议纪要中的有关质量问题	30年
	（四）	进度控制：
	1	工程开工、复工审批表	30年
	2	工程开工、复工暂停令	30年
	（五）	质量控制：
	1	不合格项目通知	30年
	2	质量事故报告及处理意见	30年
	（六）	造价控制：
	1	预付款报审及支付	30年
	2	月付款报审及支付	30年
	3	设计变更、洽商费用报审与签认	30年
	4	工程竣工决算审核意见书	30年
	（七）	分包资质：
	1	分包单位资质材料	30年
	2	供货单位资质材料	30年
	3	实验等单位资质材料	30年
	（八）	监理通知：
	1	有关进度控制的监理通知	30年
	2	有关质量控制的监理通知	30年
	3	有关造价控制的监理通知	30年
	（九）	合同与其他事项通知：
	1	工程延期报告及审批	30年
	2	费用索赔报告及审批	30年
	3	合同争议、违约报告及处理意见	30年
	4	合同变更材料	30年
	（十）	监理工作总结：
	1	专题总结	30年
	2	月报总结	30年
	3	工程竣工总结	30年
	4	质量评估意见报告	30年
JJ1213 施工文件（由施工单位归档）	一	建筑安装工程：
	（一）	土建（建筑与结构）工程：
	1	施工技术准备文件：
	（1）	施工组织设计	30年
	（2）	技术交底	30年
	（3）	图纸会审记录	30年
	（4）	施工预算的编制和审查	10年
	（5）	施工日志	10年
	2	施工现场准备：
	（1）	控制网现场准备	30年
	（2）	工程定位测量资料	30年
	（3）	基槽开挖线测量资料	30年
	（4）	施工安全措施	10年
	（5）	施工环保措施	10年
	3	地基处理记录：
	（1）	地基钎探记录和钎探平面布点图	永久
	（2）	验槽记录和地基处理记录	永久
	（3）	桩基施工记录	永久
	（4）	试桩记录	30年
	4	工程图纸变更记录：
	（1）	设计会议会审记录	永久
	（2）	设计变更记录	永久
	（3）	工程洽商记录	永久
	5	施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告：
	（1）	砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料试验汇总表	30年
	（2）	砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料出厂证明文件	30年
	（3）	砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料、焊条、沥青复试试验报告	30年
	（4）	预制构件（钢筋、混凝土）出厂合格证、试验记录	30年
	（5）	工程物质选样送审表	10年
	（6）	进场物质批次汇总表	10年
	（7）	工程物质进场报验表	10年
	6	施工试验记录：
	（1）	土壤（素土、灰土）干密度试验报告	30年
	（2）	土壤（素土、灰土）击实验验报告	30年
	（3）	砂浆配合比通知单	30年
	（4）	砂浆（试块）抗压强度试验报告	30年
	（5）	混凝土配合比通知单	30年
	（6）	混凝土（试块）抗压强度试验报告	30年
	（7）	混凝土抗渗试验报告	30年
	（8）	商品混凝土出厂合格证、复试报告	30年
	（9）	钢筋接头（焊接）试验报告	30年
	（10）	防水、工程试水检查报告	30年
	（11）	楼地面、屋面坡度检查报告。	30年
	（12）	土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土抗渗试验报告汇总表	30年
	7	隐蔽工程检查记录：
	（1）	基础和主体结构钢筋工程	30年
	（2）	钢结构工程	30年
	（3）	防水工程	30年
	（4）	高程控制	30年
	8	施工记录：
	（1）	工程定位测量检查记录	永久
	（2）	预检工程检查记录	10年
	（3）	烟道、垃圾道检查记录。	10年
	（4）	沉降观测记录	30年
	（5）	结构吊装记录	30年
	（6）	现场施工预应力记录	30年
	（7）	工程竣工测量	30年
	（8）	新型建筑材料	30年
	（9）	施工新技术	30年
	9	工程质量事故处理记录	永久
	10	工程质量检验记录
	（1）	检验批质量验收记录	30年
	（2）	分项工程质量验收记录	30年
	（3）	基础、主体工程验收记录	永久
（4）	幕墙工程验收记录	永久
（5）	分部（子分部）工程质量验收记录	永久
（二）	电气、给排水、消防、采暖、通风、燃气、建筑智能化、电梯工程：
1	一般施工设计：
（1）	施工组织设计	30年
（2）	技术交底	10年
（3）	施工日志	10年
2	图纸变更记录：
（1）	图纸会审	永久
（2）	设计变更	永久
（3）	工程洽商	永久
3	设备、产品质量检查、安装记录：
（1）	设备、产品质量合格证、质量保证书	30年
（2）	设备安装记录	30年
（3）	设备试运行记录	30年
（4）	设备明细表	30年
4	预检记录	10年
5	隐蔽工程检查记录	30年
6	施工试验记录：	30年
（1）	电气接地电阻、绝缘电阻、综合布线、有线电视末端等测试记录	30年
（2）	楼宇自控、监视、安装、视听、电话等调试记录	30年
（3）	变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试记录	30年
（4）	给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等管道强度、严密性、灌水、通风、吹洗、漏风、试压、通球、阀门等试验记录	30年
（5）	电气照明、动力、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等系统调试、试运行记录	30年
（6）	电梯接地电阻、绝缘电阻测试记录；空载、半载、满载试运行记录；平衡、运速、噪声调整试验记录	30年
7	质量事故处理记录	永久
8	工程质量检查记录：
（1）	检验质量验收记录	30年
（2）	分项工程质量验收记录	30年
（3）	分部（子分部）工程质量验收记录	永久
（三）	室外工程：
1	室外安装（给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防等）施工文件	30年
2	室外建筑环境（建筑小品、水景、道路园林绿化等）施工文件	30年
二	市政基础设施工程：
（一）	施工技术准备：
1	施工组织设计	10年
2	技术交底	30年
3	图纸会审记录	30年
4	施工预算的编制和审查	10年
（二）	施工现场准备：
1	工程定位测量资料	30年
2	工程定位测量复核记录	30年
3	导线点、水准点测量复核记录	30年
4	工程轴线、定位桩、高程测量复核记录	30年
5	施工安全措施	10年
6	施工环保措施	10年
（三）	设计变更洽商记录：
1	设计变更通知单	30年
2	洽商记录	30年
（四）	成品、半成品、构配件、设备出厂质量合格证及试验报告：	30年
1	砂、石、砌块、水泥、钢筋（材）、石灰、沥青、涂料、混凝土、外加剂、防水材料、粘结材料、防腐保温材料、焊接材料试验汇总表	30年
2	砂、石、砌块、水泥、钢筋（材）、石灰、沥青、涂料、混凝土、外加剂、防水材料、粘结材料、防腐保温材料、焊接材料等质量合格证书和出厂检（试）验报告及现场复试报告	30年
3	水泥、石灰、粉煤灰混合料；沥青混合料、商品混凝土等试验汇总表	30年
4	水泥、石灰、粉煤灰混合料；沥青混合料、商品混凝土等出厂合格证和试验报告、现场复试报告	30年
5	混凝土预制构件、管材、管件、钢结构构件等试验汇总表。	30年
6	混凝土预制构件、管材、管件、钢结构构件等出厂合格证书和相应的施工技术资料	30年
7	厂站工程的成套设备、预应力混凝土张拉设备、各类地下管线井室设施、产品等汇总表	30年
8	厂站工程的成套设备、预应力混凝土张拉设备、各类地下管线井室设施、产品等出厂合格证书及安装使用说明书	30年
9	设备开箱报告	10年
（五）	施工试验记录：
1	砂浆、混凝土试块强度、钢筋（材）焊链接、填土、路基强度试验等汇总表	30年
2	道路压实度、强度试验记录	30年
（1）	回填土、路床压实试验及土质的最大干密度和最佳含水量试验报告	30年
（2）	石灰类、水泥类、二类无机混合料基层的标准击实试验报告	30年
（3）	道路基层混合料强度试验记录	30年
（4）	道路面层压实度试验记录	30年
3	混凝土试块强度试验记录：
（1）	混凝土配合比通知单	10年
（2）	混凝土试块强度试验报告	30年
（3）	混凝土试块抗渗、抗冻试验报告	30年
（4）	混凝土试块强度统计、评定记录。	30年
4	砂浆试块强度试验记录：
（1）	砂浆配合比通知单	10年
（2）	砂浆试块强度试验报告	30年
（3）	砂浆试块强度统计评定记录	30年
5	钢筋（材）焊、连接试验报告	30年
6	钢管、钢结构安装及焊缝处理技术外观质量检查记录	30年
7	桩基础试（检）验报告	30年
8	工程物质选样送审记录	10年
9	进场物质批次汇总记录	10年
10	工程物质进场报验记录	10年
（六）	施工记录：
1	地基和基槽验收记录：
（1）	地基钎探记录及钎探位置图	30年
（2）	地基和基槽验收记录	30年
（3）	地基处理记录及示意图	30年
2	桩基施工记录：
（1）	桩基位置平面示意图	30年
（2）	打桩记录	30年
（3）	钻孔桩钻进记录及成孔质量检查记录	30年
（4）	钻孔（挖孔）桩混凝土浇灌记录	30年
3	构件设备安装和调试记录：
（1）	钢筋混凝土大型预制构件、钢结构等吊装记录	30年
（2）	厂（场）、站工程大型设备安装调试记录	30年
4	预应力张拉记录：
（1）	预应力张拉记录表	30年
（2）	预应力张拉孔道压浆记录	30年
（3）	孔位示意图	30年
5	沉井工程下沉观测记录	30年
6	混凝土浇灌记录	30年
7	管道、箱涵等工程项目推进记录	30年
8	构筑物沉降观测记录	30年
9	施工测温记录	30年
10	预制安装水池壁板缠绕钢丝应力测定记录	30年
（七）	预检记录：
1	模板预检记录	10年
2	大型构件和设备安装前预检记录	10年
3	设备安装位置检查记录	10年
4	管道安装检查记录	10年
5	补偿器冷拉及安装情况记录	10年
6	支（吊）架位置、各部位连接方式等检查记录	10年
7	供水、供热、供气管道吹（冲）洗记录	10年
8	保温、防腐、油漆等施工检查记录	10年
（八）	隐蔽工程检查（验收）记录
（九）	工程质量检查评定记录：
1	工序工程质量评定记录	30年
2	部位工程质量评定记录	30年
3	分部工程质量评定记录	30年
（十）	功能性试验记录：
1	道路工程的弯沉试验记录	30年
2	桥梁工程的动、静载试验记录	30年
3	无压力管道的强度试验、严密性试验、通球试验等记录	30年
4	压力管道的严密性验收记录	30年
5	水池满水试验	30年
6	消化池气密性试验	30年
7	电气绝缘电阻、接地电阻测试记录	30年
8	电气照明、动力试运行记录	30年
9	供热管网、燃气管网试运行记录	30年
10	燃气储罐总体试验记录	30年
11	电讯、宽带网等试运行记录	30年
（十一）	质量事故及处理记录：
1	工程质量事故报告	永久
2	工程质量事故处理记录	永久
（十二）	竣工测量资料：
1	建筑物、构筑物竣工测量记录及测量示意图	永久
2	地下管道工程竣工测量记录	永久
JJ1214 竣工图（由竣工单位归档）	一	建筑安装工程竣工图：
	（一）	综合竣工图：
	1	综合图：
	（1）	总平面布置图（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等）	永久
	（2）	竖向布置图	永久
	（3）	室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图。	永久
	（4）	电气（包括电力、电讯、电视系统等）综合图	永久
	（5）	设计总说明书	永久
	2	室外专业图：
	（1）	室外给水	永久
	（2）	室外雨水	永久
	（3）	室外污水	永久
	（4）	室外热力	永久
	（5）	室外燃气	永久
	（6）	室外电讯	永久
	（7）	室外电力	永久
	（8）	室外电视	永久
	（9）	室外建筑小品	永久
	（10）	室外消防	永久
	（11）	室外照明	永久
	（12）	室外水景	永久
	（13）	室外道路	永久
	（14）	室外绿化	永久
	（二）	专业竣工图：
	1	建筑竣工图	永久
	2	结构竣工图	永久
	3	装修（装饰）工程竣工图	永久
	4	电气工程（智能化工程）竣工图	永久
	5	给排水工程（消防工程）竣工图	永久
	6	采暖通风空调工程竣工图	永久
	7	燃气工程竣工图	永久
	二	市政基础设施工程竣工图：
	1	道路工程	永久
	2	桥梁工程	永久
	3	广场工程	永久
	4	隧道工程	永久
	5	铁路、公路、航空、水运等交通工具	永久
	6	地下铁道等轨道交通工具	永久
	7	地下人防工程	永久
	8	水利防灾工程	永久
	9	排水工程	永久
	10	供水、供热、供气、电力、电讯等地下管线工程	永久
	11	高空架空输电线处置工程	永久
	12	污水处理、垃圾处理处置工程	永久
	13	场、厂、站工程	永久
JJ1215 竣工验收文件（由施工单位归档）	一	工程竣工总结：
	1	工程概况表	永久
	2	工程竣工总结	永久
	3	技术秘密、专利文件。	永久
	二	竣工安装工程：
	（一）	建筑安装工程：
	1	单位（子单位）工程质量验收记录	永久
	2	竣工验收证明书	永久
	3	竣工验收报告	永久
	4	竣工验收备案表（包括各专项验收认可文件）	永久
	5	工程质量保修书	永久
	（二）	市政基础设施工程：
	1	单位工程质量评定表及报验单	永久
	2	竣工验收证明书	永久
	3	竣工验收报告	永久
	4	竣工验收备案表（包括各专项验收认可文件）	永久
	5	工程保修书	永久
	三	财务文件：
	1	决算文件（由建设单位归档）	永久
	2	交付使用财产总表和财产明细表	永久
	四	科研项目	永久
	五	涉外文件	永久
	六	声像、缩微、电子档案：	永久
	1	声像档案：
	（1）	工程照片	永久
	（2）	录音、录像材料。	永久
	2	缩微品	永久
	3	电子档案：
	（1）	光盘、磁盘	永久
JJ1216 修缮工程文件（由建设单位归档）	1	工程合同、协议及有关文件材料	永久
	2	工程技术文件及有关材料	永久
	3	工程图纸及有关材料	永久
	4	有关修缮工程的声像材料	永久
JJ1217 房产房改文件（由负责房改资产管理的部门归档）	1	房改工作形成的行政管理文件：如房改方案、计算方法、办理产权监证、统计等文件	永久
	2	购买公有住房申请表	永久
	3	公有住房买卖协议书	永久
	4	公有住房售价评估表	永久
	5	教职工住房情况调查表	30年
	6	收款凭证、印花税发票（复印件）	永久
	7	公证书	永久
	8	出售公有住房审定书	永久
	9	房地产证、平面图（复印件）	永久
	10	单位购买商品房后又出售给个人的，包括房屋订购书、购买商品房申请表、付款和印花税凭证（复印件）、公证书等材料	永久
	11	房屋管理、调配使用、转移的规定、总结及有关材料	30年
零星工程文件（由建设单位归档）	1	工程合同、协议及有关文件材料	30年
	2	工程技术文件及有关材料	30年
	3	工程图纸及有关材料	30年
	4	有关零星工程的声像材料	30年

备注：

1.JJ [12]为随机号，随工程项目档号而变；JJ [1211]为工程准备阶段及设计文件；JJ[1212]为监理文件；JJ[1213]为施工文件；JJ[1214]为竣工图；JJ[1215]为竣工验收文件；JJ[1216]为修缮工程文件；JJ[1217]为房产房改文件。

2.各工程项目竣工后的修缮工程均为归入档案中，其档号接续该项目档号排列。

3.房产房改文件材料应于手续办完3个月后归档。

部门文件材料归档范围和保管期限表

归档部门：离退休人员管理处

分类号	序号	归档范围	保管期限
DQ11 党群综合 XZ12 行政综合	1	上级（校外）有关离退休工作的文件材料	30年
	2	学校离退休工作的规章制度、管理办法、岗位职责	永久
	3	离退休党委党建工作有关材料	永久
	4	离退休工作处党政计划、总结、报告、请示及批复	30年
	5	离退休工作处党务、行政工作会议记录	30年
	6	离退休工作处机构设置、人员名单	30年
	7	重要的统计报表	永久
	8	离退休人员名册	永久
	9	离退休工作处各项会议、活动材料、照片及文字说明	30年
	10	关于离休干部工作计划、情况汇报、发挥老干部作用等材料	30年
	11	关心下一代工作委员会的有关材料	30年
	12	其他

部门文件材料归档范围和保管期限表

归档部门：白云校区管委会

分类号	序号	归档范围	保管期限
XZ11 综合	1	上级有关白云校区建设的文件材料	30年
	2	管委会年度工作计划、总结、报告等	30年
	3	重要的工作会议记录、纪要	30年
	4	白云校区工作大事记、简报、信息、动态等	永久
	5	其他
SX 声像	1	反映白云校区重大工作活动的照片、光盘及说明等	永久/30年
SX 声像	2	其他
SW 实物	1	校际交流、对外交流过程中产生的纪念品、礼品等实物	30年

部门文件材料归档范围和保管期限表

归档部门：工会

分类号	序号	归档范围	保管期限
DQ16 工会	1	上级有关工会工作的文件（1）针对本校的（2）专指高校的	永久/30年 30年/10年
	2	工会工作计划、总结、报告、决定、重要通知、统计、请示及批复等	永久
	3	工代会、教代会的有关材料（会议记录、通知、名单、报告、决议、候选人简介、选举结果及批复、领导讲话、大会发言等有关材料）	永久
	4	工会的各种重要的统计表、大事记	永久
	5	评选、表彰工会先进集体、个人的材料、名单以及处分会员的有关材料	30年
	6	本校工会会员、基层工会干部名册、工会组织机构情况表	30年
	7	妇女工作材料	30年
	8	工会会费收缴、使用、管理情况材料	30年
	9	工会组织的重大活动的有关材料、照片	30年
	10	工会委员会会议记录、纪要	30年
	11	学校与外单位联系工会工作的来往文件	30年
	12	其他

部门文件材料归档范围和保管期限表

归档部门：团委

分类号	序号	归档范围	保管期限
DQ17 团委、学生会	1	上级关于团的工作文件（1）针对本校的（2）专指高校的	永久/30年 30年/10年
	2	团委、学生会工作计划、总结、请示及批复、以及各种统计报表、规章制度等	30年
	3	校团代会的文件（请示、批复、通知、名单、工作报告、决议、候选人简介、选举结果及批复、领导讲话、大会发言等有关材料）	永久
	4	校学代会文件（请示、批复、通知、名单、工作报告、决议、候选人简介、选举结果及批复、领导讲话、大会发言等有关材料）	永久
	5	团委、学生会工作大事记	永久
	6	团委、学生会工作典型调查材料	30年
	7	表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料	30年
	8	处分团员的材料及复查材料	30年
	9	批准入团、离团材料及名单	30年
	10	全校团干部名单	30年
	11	团员名册及各类统计表	30年
	12	团委会会议记录、纪要、决议及团委牵头进行的重大活动的有关材料等	30年
	13	各团总支的有关材料	30年
	14	学生会会议记录、纪要、决议等	30年
	15	学生各类刊物	30年
	16	学生社团的建立及其活动的规划、章程、勤工俭学、社会实践有关材料	10年
	17	学校与外单位联系共青团工作的来往文件	30年
	18	其他
SX 声像	1	团委牵头组织的重大活动的照片、光盘及文字材料	永久
SX 声像	2	其他

部门文件材料归档范围和保管期限表

归档部门：

教学单位（电子与信息学院、机电学院、计算机科学学院、汽车与交通工程学院、自动化学院、光电工程学院、数学与系统科学学院、教育科学与技术学院、财经学院、法学与知识产权学院、管理学院、外国语学院、文学与传媒学院、美术学院、音乐学院、民族学院、马克思主义学院、国际教育学院（单列）、教师培训与继续教育学院（单列）、创新创业学院、广东工业实训中心、体育部）

科研机构（职业教育研究院、民族研究所）

分类号	序号	归档范围	保管期限
DQ11 党群综合	1	二级党委、党总支、直属党支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料	永久/30年
	2	二级党委、党总支、直属党支部重要会议记录	永久/30年
	3	二级党委、党总支、直属党支部党建工作及有关材料	永久/30年
	4	其他
XZ11 行政综合	1	上级有关本单位的来文	10年
	2	本单位工作计划、总结、请示与批复	30年
	3	工作简报	10年
	4	单位统计年报及重要资料	30年
	5	单位开展学术活动的文件资料	30年
	6	单位行政会议记录、纪要	永久
	7	其他
JX14 教学学籍	1	本、专科毕业生个人学习成绩表、学籍表	永久
JX14 教学学籍	2	其他
JX15 教学实践	1	学校运动会有关材料、学生参加省级以上体育竞赛获奖材料	30年
	2	学生参加省级以上专业竞赛等有关材料及获奖证书	30年
	3	其他
JX16 学位	1	本科毕业生优秀毕业论文、毕业设计及评审意见	30年
JX16 学位	2	其他
JX18 教材	1	本单位教师自编、主编的教材、出版的著作	永久/30年
JX18 教材	2	其他
SX12 照片	1	毕业班集体照（姓名与照片对应）	永久
	2	各单位教学、科研等重要活动的照片及文字说明	永久
	3	其他

附录：存各教学单位的档案

分类号	序号	归档范围	保管期限
	1	学校下发的党、政文件	10年
	2	本科生毕业论文及评审意见	30年
	3	课堂教学材料、课程进度表。	10年
	4	教师任课安排、教案	30年
	5	本、专科毕业生学习成绩教师登分表	30年
	6	学年学习成绩登记表及考试情况统计表、教育实习基本情况统计表、毕业生信息收集表、学生情况表	30年
	7	各专业课程试题库、试卷	30年
	8	各专业教学检查、调查材料及总结	10年
	9	教师工作量核算、登记材料	10年
	10	优秀实习报告	10年
	11	校友信息、通讯录	10年
	12	各学院自办或与其他单位联合主办的文体活动、师生创作作品汇展、学术活动文字照片等材料	30年
	13	其他有保存价值的文件材料	30年

部门文件材料归档范围和保管期限表

归档部门：教师培训与继续教育学院

分类号	序号	归档范围	保管期限
DQ11 党群综合	1	党总支工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料	永久/30年
	2	党总支重要会议记录	永久/30年
	3	党建工作及有关材料	永久/30年
	4	其他
JX11 （一）综合（继续教育）	1	上级有关成人教育工作的指示、规定、办法、通知等文件	永久/30年
	2	工作情况简报、统计报表	30年
	3	重要工作请示、报告、批复	30年
	4	成人教育专业设置、调整报批材料与上级批复	永久
	5	有关教学的检查、评估等材料	30年
	6	与校外单位签订的合作办学协议书、合同等	30年
	7	成人教育、各类学习班和培训班登记表、统计表	永久
	8	获省（部）级以上的奖励的材料与上级批复	30年
	9	本单位重要活动的照片及文字说明（注明时间、地点）	永久
JX11 （二）综合（教师培训）	1	上级有关师资培训的文件材料	30年
	2	中心年度工作计划、总结、报告等	30年
	3	举办各类培训班的相关文件材料	30年
	4	培训工作中形成的重要活动照片、光盘、录像制品及文字说明（注明时间、地点）	30年
	5	其他
JX14 （三）学籍	1	学籍卡片、成绩单	永久
	2	学生学籍变更或处分(升学、留级、退学、复学、开除、死亡)材料	30年
	3	各专业教学计划、教学大纲、课程建设	30年
JX16（四）学位	1	有关成人教育授予学位工作的文件材料	永久/30年
	2	关于授予学位工作的文件、规定、总结	30年
	3	授予学位人员名单，授予学位证书号码存根	永久
JX17（五）毕业生	1	毕业生名单、毕业证书签领名册	永久
	2	毕业证书号码存根、毕业证书验印名册	永久
	3	毕业证、学位证书样本（复印件）、毕业生合影照片	永久
	4	毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料	30年

备注：教师培训与继续教育学院其他归档材料参照教学单位、科研机构的归档范围。

部门文件材料归档范围和保管期限表

归档部门：国际教育学院 （留学生教育）

分类号	序号	归档范围	保管期限
DQ11 党群综合	1	直属党支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料	永久/30年
	2	直属党支部重要会议记录	永久/30年
	3	直属党支部党建工作及有关材料	永久/30年
	4	其他
XZ11 行政综合	1	上级有关本单位的来文	10年
	2	本单位工作计划、总结、请示与批复	30年
	3	工作简报	10年
	4	单位统计年报及重要资料	30年
	5	单位开展学术活动的文件资料	30年
	6	单位行政会议记录、纪要	永久
	7	其他
WS15 外国（境）留学生工作	1	招收国外留学生简章	永久
	2	录取国外学生审批材料及名册	永久
	3	留学生学籍管理规定	永久
	4	留学生学籍登记表、学习情况、评语及毕业生名册	永久
	5	教学计划、大纲、课程安排	30年
	6	学位论文及学位证书复印件	30年
	7	留学生奖惩材料	30年
	8	留学生去向及相关材料	30年
SX 声像	1	开展留学生活动照片、光盘等（纸质及电子版）	30年
	2	留学生毕业合影	永久
	3	其他

备注：国际教育学院其他归档材料参照教学单位、科研机构的归档范围。

部门文件材料归档范围和保管期限表

归档部门：学报编辑部

分类号	序号	归档范围	保管期限
CB11 综合	1	上级（校外）有关期刊工作的文件	30年
	2	本单位工作规章制度、管理办法、岗位职责	30年
	3	本单位工作计划、总结，统计报表等材料	永久
	4	本单位工作请示、报告、批复	永久
	5	本单位工作会议记录	30年
	6	重大活动的文件材料、照片及其文字说明	30年
	7	期刊出版工作的各种有效合同、协议书、营业执照	永久
	8	每期文章的原稿及审稿编辑意见	30年
	9	出版通知单、每期刊物的样品	30年
	10	学报编辑部机构设置及人员名单	30年
	11	其它	30年

部门文件材料归档范围和保管期限表

归档部门：图书馆

分类号	序号	归档范围	保管期限
DQ11 党群综合	1	党总支工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料	永久/30年
	2	党总支重要会议记录	永久/30年
	3	党建工作及有关材料	永久/30年
	4	其他
XZ16 综合	1	上级有关图书工作的文件（重要的）。	30年
	2	图书馆机构设置、岗位职责、规章制度、管理办法等材料	永久/30年
	3	图书馆工作会议记录、纪要	30年
	4	图书馆工作计划、报告、总结、请示及批复。	30年
	5	图书馆工作委员会材料（包括成员名单、工作条例等）	30年
	6	图书馆概况、发展规划、藏品目录、重要情况汇报、统计年报。	永久
	7	图书资料固定资产统计表。	永久
	8	图书馆与校外交流的有关材料。	30年
	9	图书资料利用情况汇报及统计表。	30年
	10	由本院主办的图书工作会议、研讨会文字材料。	30年
	11	图书馆（包括二级学院及教学部资料室）藏书情况统计表，以及关于申请图书进口的有关文件和书目。	30年
	12	其他重要的文件材料	永久/30年
SW实物	1	获奖证书、奖牌、奖杯、奖品等	永久/30年
SX声像	1	有保存价值的声像材料，包括视频、音频文件、数码照片等	永久/30年

部门文件材料归档范围和保管期限表

归档部门：网络信息中心

分类号	序号	归档范围	保管期限
DQ11 党群综合	1	党总支工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料	永久/30年
	2	党总支重要会议记录	永久/30年
	3	党建工作及有关材料	永久/30年
	4	其他
XZ16 综合	1	上级有关网络信息安全工作的文件（重要的）。	30年
	2	网络信息中心机构设置、岗位职责、规章制度、管理办法等材料	永久/30年
	3	网络信息中心工作会议记录、纪要	30年
	4	网络信息中心工作计划、报告、总结、请示及批复。	30年
	5	网络信息中心工作委员会材料（包括成员名单、工作条例等）	30年
	6	网络信息中心概况、发展规划、重要情况汇报、统计年报。	永久
	7	网络信息中心固定资产统计表。	永久
	8	网络信息中心与校外交流的有关材料。	30年
	9	由学院主办的网络信息等工作会议、研讨会文字材料。	30年
	10	其他重要的文件材料	永久/30年
SW实物	1	获奖证书、奖牌、奖杯、奖品等	永久/30年
SX声像	1	有保存价值的声像材料，包括视频、音频文件、数码照片等	永久/30年

部门文件材料归档范围和保管期限表

归档部门：档案馆

分类号	序号	归档范围	保管期限
XZ16 综合	1	上级有关档案工作的文件	30年
	2	本校档案工作规章制度	永久
	3	档案工作计划、报告、总结、请示及批复	永久
	4	档案馆概况、发展规划、馆藏目录、重要情况汇报、统计年报	永久
	5	档案馆固定资产统计表	永久
	6	档案馆与校外交流的有关材料	30年
	7	档案利用情况汇报及统计表	30年
	8	学校档案工作会议、研讨会文字材料	30年
	9	档案馆全宗指南、全宗介绍、组织沿革	永久/30年
	10	上级评估验收、定级升级、评优材料	30年

部门文件材料归档范围和保管期限表

归档部门：广东广技师资产经营有限公司

分类号	序号	归档范围	保管期限
XZ 综合	1	上级有关资产经营公司管理工作的文件（1）针对本校工作的重要文件（2）普发性的一般文件	永久 10年
	2	本校资产经营公司管理工作的规章制度、管理办法、岗位职责	30年
	3	本部门的工作计划、总结、请示及批复、重要会议记录、综合统计报表	永久/30年
	4	资产经营公司所管经济实体（公司）的成立（注册）、撤销、调整的文件	永久
	5	资产经营公司所管机构（公司、设计院等）及其负责人名单、工作人员名册，年度统计报表	永久
	6	资产经营公司所管企业的法人代表证及法人代码文件、经营许可证、营业执照、资质验证等文件材料	永久
	7	有关学校产业建设招投标、公司注册、业务开拓、与合作单位签订的合同、协议书等文件材料（凡公开招标项目的成套材料，由学校“招投标管理中心”统一整理归档）	永久或30年
	8	资产经营公司财务报表	永久
	9	资产经营公司账册	30年
	10	资产经营公司财务会计凭证	30年
SW 实物	11	本部门管理工作的各类表彰材料，获得市厅级及其以上部门表彰的决定、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等	永久或30年
SX 声像	12	本部门工作中形成的具有保存价值的声像材料	永久或30年
	13	其他应归档的文件材料

广东技术师范学院各部门文件材料归档范围和保管期限表（2018年修订）

部门文件材料归档范围和保管期限表

部门文件材料归档范围和保管期限表

部门文件材料归档范围和保管期限表

部门文件材料立卷归档范围和保管期限表

部门文件材料归档范围和保管期限表

部门文件材料归档范围和保管期限表

部门文件材料归档范围和保管期限表

部门文件材料归档范围和保管期限表

部门文件材料归档范围和保管期限表

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归档部门：财务处

部门文件材料归档范围和保管期限表

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归档部门：资产与实验室管理处

部门文件材料归档范围和保管期限表

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部门文件材料归档范围和保管期限表

部门文件材料归档范围和保管期限表

部门文件材料归档范围和保管期限表

部门文件材料归档范围和保管期限表

部门文件材料归档范围和保管期限表

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