广东技术师范大学档案全宗指南
(2010-2022年)
一、学校基本概况
广东技术师范大学是一所具有硕士学位授予权的省属普通高等学校，创办于1957年，前身为广东民族学院，首任校长是老一辈革命家罗明同志。2002年更名为广东技术师范学院，2002年、2005年，原广东省机械学校、原广东省经济管理干部学院和广东省财贸管理干部学院先后并入，2018年更名为广东技术师范大学。学校现有东校区、西校区、北校区、白云校区、河源校区等5个校区。
学校是博士学位授予单位立项建设高校、广东省“冲一流、补短板、强特色”特色高校提升计划建设学校。学校现有经济学、法学、教育学、文学、理学、工学、管理学、艺术学等8大主要学科门类，民族学、职业技术教育学、中国现当代文学、控制科学与工程、机械工程等5个省级重点学科，中国现当代文学、通信与信息系统、模式识别与智能系统等3个珠江学者设岗学科，教育学、民族学、新闻传播学、控制科学与工程等4个一级学科硕士学位授权点，教育、电子信息、会计、机械、能源动力、新闻与传播等6个硕士专业学位授权点。学校是“职业学校教师在职攻读硕士专业学位”“少数民族高层次骨干人才计划”“退役大学生士兵计划”研究生招生培养单位和教育硕士职业技术教育领域专业学位研究生（简称“职教专硕”）教育试点单位，有21个广东省研究生联合培养基地。
学校坚持立德树人，致力于培养高素质职业教育师资和应用型高级专门人才。学校现设有24个二级教学单位，全日制普通在校生37000多人；开设有72个本科专业，其中理工类专业36个，文科类专业36个；师范类专业32个；建有50多个国家级和省级一流本科专业、综合改革试点专业、卓越人才培养计划专业和应用型示范专业；建设70余门国家级和省级一流本科课程、在线开放课程、课程思政示范课程、教师教育课程。学校构建了高素质职教师资与应用型人才的学科专业培养体系，不断创新人才培养模式，持续深化产教融合，深入开展创新创业教育，与地方政府、行业企业等开展协同创新战略合作项目，与知名企业共建国家级和省级大学生实践教学基地264个。近三年来，学生在“互联网+”、“挑战杯”系列竞赛、数学建模竞赛等国内外高水平学科竞赛中屡获大奖，共获国家级奖励400多项、省级奖励900多项。就业率连年保持在同类高校前列，获评教育部“全国毕业生就业典型经验高校”，被广东省人民政府授予“广东省就业先进工作单位”“广东省创新创业示范校”“广东省依法治校示范校”等荣誉称号。
学校拥有一支学术水平高、爱岗敬业、结构合理的师资队伍。教师队伍中，现有正副高职称教师494人，具有博士学位631人，有双聘院士、党的十八大和十九大代表、全国政协委员、国家科技进步奖获得者、中国专利优秀奖获得者、国家自然科学基金评审专家，有全国优秀教师、巾帼发明家优秀奖获得者、教育部新世纪优秀人才、全国“高校思想政治理论课教学能手”、全国“2019年宣传思想文化青年英才”、全国“高校思想政治理论课教师年度影响力提名人物”、全国高校辅导员年度人物、全国“最美高校辅导员”、广东省杰出青年基金获得者、广东省青年珠江学者、广东省特支计划青年文化英才、科技创新青年拔尖人才、广东省“扬帆计划”人才、广东省教学名师、广东省劳动模范、广东省高校思想政治理论课名教师、广东省南粤优秀教师（南粤教坛新秀）、南粤优秀教育工作者、广东省高校“千百十工程”省级培养对象、广东省高校优秀青年教师培养对象等高层次人才。
学校拥有一批实力较强的科研平台。学校教学科研仪器设备总值逾3.5亿元，建设有广东工业实训中心，建有1个广东省重点实验室（广东省知识产权大数据重点实验室）、3个省级智库（职业教育发展研究中心、民族发展研究中心、中华民族共同体研究院）、5个广州市重点实验室、2个广州市人文社科重点研究基地、13个广东省工程技术研究中心、1个国际合作基地，13个广东省教育厅科研平台、10个广东省教育厅科研团队。此外，学校还与佛山市顺德区人民政府共建了顺德现代职业教育研究院，与河源市人民政府共建了河源研究院。近三年来，学校获得国家自然科学和国家社科基金共45项（自然科学30项，人文社科15项，），获得省部级以上科研成果奖励11项（自然科学8项，人文社科3项）。
学校突出特色发展。学校是职业教育研究和职教师资培养培训的重镇，先后被国家教育部、人力资源社会保障部、财政部、省教育厅选定为“全国重点建设职教师资培养培训基地”“国家技能型紧缺人才培养培训院校”“国家级专业技术人员继续教育基地”“国家民委职业教育师资培训中心”“广东省职业技术教育协同创新发展中心”“广东省高技能人才实训基地”“广东省职业院校教师教学发展中心”等。学校是粤港澳大湾区职业教育教师发展联盟、广东省高等职业技术教育研究会、广东职教师资培养培训联盟、中德合作职教师资培养培训联盟理事长单位、广东省产教融合促进会会长单位。学校充分发挥培养培训职教师资母机作用，深化“面向职教、服务职教、引领职教、特色发展”办学定位，成为广东职业教育的龙头，办学影响力不断提升。学校充分挖掘民族教育和学科资源，促进民族艺术、民族体育与管理学、经济学、法学交叉融合，曾两度获评“全国民族团结进步模范集体”，获评广东省民宗委第二批广东省民族团结进步教育基地，彰显了学校民族教育的优势和特色。
办学六十多年来，学校虽数易其名，却不改初心，秉承“厚德博学、唯实求新”校训精神，坚持“面向职教、服务职教、引领职教、特色发展”办学定位，以培养高素质“工匠之师”为使命担当，努力创建中国特色世界水平技术师范大学
二、档案工作机构设置：
为了实现我校档案工作的统一领导、统一管理，学校于1994年设立综合档案室，1996年正式成立综合档案室，直属原学院办公室领导。2008年学校设立档案馆机构编制，并于2011年正式组建档案馆，学校将干部档案和学生学籍档案归入档案馆，下设综合档案科、干部档案科、学生档案科。学校档案工作由副校长分管，作为学校独立的教辅单位，学校各部、处及二级学院均设一位领导分管本单位档案工作，设兼职档案员72人具体负责本部门档案管理工作，建立了学校档案工作管理队伍网络体系。为保证档案馆馆藏档案的质量，学校设立档案工作委员会档案鉴定小组，负责馆藏各门类档案收集归档与销毁的鉴定工作。
学校档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存全校各门类档案信息的基地。它的工作性质是储藏学院档案资源，维护学校历史真实面貌，充分发挥档案信息资源的作用。其建设目标是为学校建立和开发各门类档案信息资源，使之成为信息中心，并建设成为数字化档案馆。档案馆的工作职能与任务是组织开展全校档案工作，集中统一管理学校各门类档案资料，维护学校档案的完整与安全，维护学校历史；建立、健全学校档案工作规章制度；指导、监督、检查校内各单位、各部门进行档案立卷归档工作，负责全校各门类档案的接收、整理、保管、鉴定、利用、统计、销毁等工作；积极开展档案信息开发与提供利用工作，更好地为学校各项工作服务，为学校领导服务，为学校师生服务。同时积极开展全校专兼职档案工作人员的业务培训与档案的学术研究和交流活动等。
三、档案馆基本情况
学校于1996年根据《高等学校档案工作规范》，按照档案集中统一管理的原则，改变过去各门类档案分散在各职能部门管理状况，建立了综合档案室，逐步实现了学校各门类档案集中统一管理，并步入制度化、规范化、标准化管理轨道，且于1998年获省特级档案综合档案管理单位，2001年获普通高等学校档案工作达标升级优秀单位，2002年再次通过省特级档案综合档案管理单位的复评，并分别在2006年、2007年、2013年、2018年获省直单位档案年度评估优秀单位，2010年获省直档案年度评估良好单位。近年来，学校档案馆认真贯彻执行《档案法》，教育部颁布的“27号令”及《高等学校档案工作规范》，根据本校实际修订与制定了各门类、各专业档案的管理规定：《档案馆工作规范》、《档案管理办法》、《各门类档案分类法》、《电子文档管理办法》、《部门档案预立卷制度》、《档案馆工作与利用流程》，《档案保密制度》、《岗位职责》、《档案借阅制度》及干部、学生学籍档案管理制度及档案收集归档、查阅利用工作流程等等，依法治档，有效实施制度化、规范化、标准化管理。
为保证档案管理工作在标准与规范化建设下不断进步与发展，学校在人、财、物等方面给予大力支持，技术力量不断增强，自成立综合档案室以来由原来仅有的2名档案人员增至并校后的5名，再发展到现在的9人，其中：正高职称1人，副高职称6人，中级职称2人；研究生学历4人，本科学历5人。进一步优化了专职档案管理队伍的知识结构、专业结构，增强了档案管理队伍的业务水平和管理能力。学校2010—2022年在经费上给予大力支持，每年财务预算内拨出档案专项经费，2010年以来，共计拨出200多万元，保证档案工作的正常开展。同时办公条件不断改善，注重档案馆馆舍的建设与发展，库房面积由10几平方米增至现在的1000多平方米，而且在白云校区新图书馆规划2000多平方米作为档案库房，实现集中统一管理。现各校区档案工作室与库房配有相应的计算机、复印机、扫描仪、打印机、照相机、空调、去湿机、温湿度表、档案柜、安全监控与消防设备等基础设施，保证了档案工作的安全和有序进行，促进了档案工作的可持续发展。
四、档案馆馆藏全宗介绍
学校档案馆保存的综合类档案，反映了本校教学、科研和党政管理等方面的历史面貌，记录了我校创建、停办、复办与几度搬迁及发展的全部历程。根据教育部第“27号令”以及《高等学校档案工作规范》、《高等学校档案实体分类法》的规定，学校综合类档案依据本校的实际情况，分别建立了十三个门类：党群类、行政类、教学类、科研技术研究类、基本建设类、仪器设备类、出版类、外事类、财务类、声像类、实物类、人物档案、已故人员类档案。另外两类专门档案：干部档案类，负责学校所有在职教职工及离退休人员档案的收集、整理、利用与保管等管理工作。学生学籍档案类，负责全校学生个人档案的收集、整理、利用、保管与传递等管理工作。
学校馆藏档案现由合并的四个不同院校的档案全宗组成。2002年、2005年，原广东机械学校、原广东省经济管理干部学院和广东省财贸管理干部学院先后并入学校，并入后各合并院校保留原学校档案全宗不变，维护原有档案管理的历史原貌和属性与完整。原广东民族学院和广东技术师范学院档案全宗号为QZ1，原广东省经济管理干部学院档案全宗号为QZ2；原广东省财贸管理干部学院档案全宗号为QZ3；原广东机械学校档案全宗号为QZ4。因办学条件的限制，其档案馆馆藏档案各全宗档案现均分散在原校区综合档案室保存，由专职档案员负责管理与保管利用等工作。
1．综合档案各门类档案内容：
党群类档案主要是反映学校党群各部门的工作计划、规划、总结、规章制度、大事记等文件材料。
行政类档案主要反映学校行政各职职能部门（教务、科研、基建、设备、外事、财务等部门除外）在工作中形成的各种文件材料。
教学类档案主要反映学校教务处、学生处及各二级学院、教学部在教学管理、教学实践、教学研究等活动中形成的具有保存价值的文字图表及声像载体材料。
科研技术研究类档案主要反映学校各部门在科学研究管理和实践活动中形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。
基本建设类档案主要反映学校基建部门在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中形成的具有保存价值的文字、图像载体材料。
仪器设备类档案主要反映学校各部门的各种精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件及在购置、验收、调试、使用、管理、维修、改造、报废等活动中产生的具有保存价值的文件材料。
出版类档案主要反映学校出版的学报、报刊等各种出版物的内容、样式和发行范围。
外事类档案主要反映学校与境外高等学院科研机构及个人在教育、科技、学术交流、人才交流及友好的往来等涉外活动。
财会类档案主要反映学校职能 部门在财务管理和会计活动中形成的具有保存价值的文字材料、凭证、帐簿、报表、工资册等材料。
声像类档案主要反映学校各项工作活动和历史发展具有保存价值的各种音响、画面形象等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料。
实物类档案主要反映上级领导来校视察、检查、指导工作和境外知名人士来访的题词、题字等手迹材料以及其他有保存价值的实物。
人物类档案主要反映学校有较大影响的专家、教授、学校党政主要领导等档案材料。
2、综合类档案的收集整理
学校馆藏档案均按《高等学校档案工作规范》、《高等学校档案实体分类法》要求进行收集、立卷、分类、编号、排列，档案的收集、整理、归档，皆立足于本校，保持历年档案间的历史联系及完整与安全，馆藏档案组卷准确、目录编制规范，案卷装具按规范要求购置。
学校档案馆不断加大档案收集力度，做到应收尽收，应归尽归，同时积极做好电子文件的接收和管理以及人物档案的建档工作。
为实施规范管理目标，学校档案馆加强前端控制和全程管理力度，加大对新校区基建项目档案资料的管理工作，建立专门的新校区基建档案室，配备专门的档案管理员，建立和落实基建档案管理制度，并及时指导、监督与检查基建项目档案资料收集归档与管理工作，防止档案材料的流失，确保学校新校区基建档案资料的完整与安全。
从2014年开始，学校档案加大人物档案的收集和归档力度，积极向学校老领导、知名教授以及具有较大社会影响力的教工征集各类档案材料。截止目前，共完成了马世品、柳柏濂、郭小东、陈潮填、蔡仲淑、陈小花、曾实等十几名学院重要人物的建档工作，为我校名人档案的建设打下良好基础。
同时，档案馆充分利用计算机对馆藏各专业、各门类档案信息实施科学化与系统化管理，实现了多校区、各全宗档案目录信息集中统一网络化管理及档案信息资源共享。目前，档案馆馆藏100%建立了电子目录，从1974至2022年档案案卷目录与文件目录均可用计算机进行检索。为实现数据档案馆管理目标，推进全文数据库的建设，在做好电子文件与电子目录数据备份存储的同时，完成了馆藏档案教学类中的历年学生学籍档案、招生录取名册、毕业证发放表及学生毕业照片和学校历年重要活动照片等档案原件的数字化扫描、著录、校验和挂接等工作。档案馆从 2011年开始，逐步开展馆藏档案的数字化工作。其中，2014、2015年先后分两批次通过外包的形式，加快推进馆藏档案资源数字化步伐。目前共完成原广东省经济管理干部学院、原广东省财贸管理干部学院、原广东省机械学校以及广东技术师范学院各类学生学籍档案的数字化工作，总计达20万余件；除此以外，还完成了近18万件文书档案、7000余件基建图纸档案的扫描工作，完成近1000件破损档案的修复工作，我校档案信息化建设迈上了一个新的水平。
除此以外，还对学校2006—2012年党政发文档案的电子文件套红、格式转换及上传档案管理系统工作，基本实现了档案管理系统中学校党政发文与学生学籍等等档案信息的全文检索，实现了利用者对馆藏档案信息的快速查找，达到快速检索和方便利用的工作目标。
学校档案馆为加快馆藏档案信息化建设，充分利用“南大之星”档案管理系统软件的档案信息管理平台，实现档案管理从局域管理向网络化管理转变，并在全校近54个二级单位开通了档案归档目录录入、电子文件上传与利用窗口，使电子文件与纸质文件归档管理“双轨制”运行有序，提升了学校档案的现代化、规范化、标准化的管理水平。同时，大力加强电子文档的管理与归档工作，加强办公自动化系统应用（OA）下实行文档一体化的档案信息管理系统的建设，实现了应归档的电子文件在OA系统与档案管理系统中同步归档率的100%，并对归档的电子文件进行定期备份及脱机管理，使电子文件与纸质文件归档管理“双轨制”运行有序。大力推进档案网络平台的基本建设，扩大档案管理软件的利用率，档案馆在学院的计算机网络中心拥有独立的服务器，由学校网络信息中心配备专职技术人员与档案馆共同维护档案信息平台的建设与网络安全。
3、编研工作与成果
为进一步做好档案编研工作，提高馆藏档案资料的质量和利用率，变“死档”为“活档”，使档案信息充分发挥其社会效益和经济效益，我校档案馆立足本院实际，本着以学校中心工作为中心，以服务各项工作为目的，积极开展各种档案资料编研工作，推出特色编研成果，并对汇编材料的形成与作用进行研究，以彰显本校的办学特色，服务社会，服务学校工作，服务师生、服务校友，提高馆藏档案的利用率和利用效果。续编了学院2010-2022年的《大事记》、《基础数字汇编》、《组织沿革》、《发文汇编》、《规章制度汇编》、《发展规划汇编》、《机构设置汇编》、《干部任免汇编》、《职称评聘汇编》、《会议纪要汇编》等30多种编研资料及《历年规章制度目录》、《历年科研成果目录》等专题目录与各门类档案的全引目录。为更好地围绕学校“面向职教、服务职教、引领职教、特色发展”的办学定位，编制了《高教职教研究汇编》、《职教国际发展论坛汇编》、《中职校长论坛汇编》、《高教职教教学研究汇编》等专题档案资料。
学校档案馆为更好地服务学校、服务师生，依据我校的办学情况，做到点面结合、材料翔实精确，继续做好特色编研工作，近五年根据学校的中心工作和主要服务对象，积极主动为学校教学科研工作的发展提供档案馆藏资料，新增编了十余种编研档案资料，如：《学校年鉴》《学校教职工历年获国家、省级奖情况汇编》《学生省级获奖表彰文件汇编》《历届毕业生数汇编》，《专业设置沿革》《新增专业批复汇编》《课程建设文件汇编》《本科教学年度质量报告》《学校馆藏档案图片选集》等档案汇编资料。为配合学校召开党代会编制了《历次党员（代表）大会情况》《历任领导一览表》等汇编资料，并参与了学院55周年和60周年校庆校史展览布置中档案材料的收集、提供利用工作并参与起草《广东技术师范学院校史》、汇编《校史展览图集》等。学校档案馆为提高学生档案的利用率和快捷方便学生对档案信息的利用，在编制了《新生录取名册》、《毕业生毕业证发放名册》、《毕业生学位证发放名册》等编研资料的基础上，新增编制了《历年普通招生各专业与班级学生名册》、《历年年成人招生各专业与班级学生名册》，以满足师生的利用的要求。另为适应学校新校区的建设与规划需求，方便工作人员对有关新校区建设的项目报建与资金计划等文件的利用，档案馆充分利用馆藏档案资源，编辑了《新校区建设文件汇编》，为学校新校区的建设和发展提供了全面记录与反映新校区征地、报建、施工、竣工等工作的进程原始凭证。
学校档案馆为提高档案信息的有效服务，加大档案馆网页的建设，积极主动宣传档案馆馆藏档案信息与建设情况，同时，有力推进档案馆网络平台的基本建设，对原有的档案网站重新进行规划、设计、升级，增加了“档案编研”、“信息查询”、“网上展厅”等栏目内容，进一步完善档案馆档案信息网站的功能，通过档案网络信息化平台的建设与发展，实现了馆藏档案信息资源共享，达到了方便检索、利用和服务社会、服务学校、服务师生、服务校友的工作目的。
4、馆藏档案利用情况
（一）2010—2022年学校档案馆工作人员，爱岗敬业，勤奋工作，努力为广大师生提供优质、高效的服务，充分利用馆藏档案资源，积极主动服务于学院的各项工作，服务师生，服务校友，服务社会，服务民生，在提高馆藏档案的利用率和利用效果等方面发挥了重要作用，也取得了一定的社会效益及经济效益，同时获得了学校领导与档案利用者的好评。
（二）2010—2022年，每年在教师评职称、升级、升学考试工作中，档案馆充分利用馆藏档案资料，每年为各部门和教师查询数百卷档案，复印了数千件档案材料，为教师评职称、升学、升学考试提供了强有力的支撑材料。为使档案更好地服务学生，档案馆充分利用馆藏档案信息资源，在2010—2022年为近万名学生国内升学、出国深造、办理大学生入户手续与办理身份证明与个人信息更正及毕业证补办资料查证，提供了数千卷档案资料。在每年的专升本考试报名中，档案馆投入了大量的人力进行查询，为学院所有参加专升本学生复印录取新生名册，在保证学生顺利报名的同时也取得了一定的经济效益。同时，为搭建母校与校友联系的桥梁，帮助学院校友网的建设，2010—2013年档案馆提供了《历任学院领导》、《校友联谊会理事会机构》、《校歌》、《校训》、《历年学生毕业生集体合影集》及学生活动照片等大量的文档及照片资料。
（三）2010—2022年，在为新生办理入户工作中，档案馆每年为保卫处复印了大量的录取新生名册提供给派出所，保证了新生入户工作的顺利进行；在每年外国语学院的专四、专八考试中，为外国语学院的学生复印了大量的录取新生名册，保证学生考试工作的顺利进行；在学校学生参加全国大学生及少数民族运动会活动中，档案馆为学校体育部提供了大量的录取新生名册复印件，使学生能够顺利参赛并获得了好的成绩。
（四）2011年学校经历了院长任期经济责任审计、办学成本核算、“小金库”清理检查等三项工作的审计、评估与检查工作，档案馆工作人员积极配合学有关部门，高效利用馆藏档案信息资源，为学院圆满完成上级部门对我院财务等有关工作的审计、评估、检查工作，提供了信息资源的保障。特别是在5—8月份历时三个多月，省审计厅对我校开展的院长的任期经济责任审计工作中，学校档案馆工作人员任劳任怨，不管是休息时间，还是上班时间，积极主动，充分利用档案馆馆藏档案凭证资料，为省审计厅开展的院长任期经济审计工作中，所涉及2006—2011年中各年度、各专题档案的主要材料与支撑材料提供了完整、齐全的原始档案信息，整个审计工作历程，档案馆藏资料利用快捷、服务高效有力，保证了省审计部门对我院院长任期经济审计工作的顺利完成。另在2011—2012年在开展对二级学院院长财务经济的审计与核查工作中，档案馆工作人员积极配合学院审计和纪检部门，帮助其有关部门工作人员调阅了馆藏近五年的会计凭证档案信息，为完成学校有关部门对二级学院财务经济等有关工作的审计、调查与对案件的认定等工作，提供了原始凭证与信息资源的保障。2016年，在配合省教育厅对原广东省经济管理干部学院经理学院办班问题的经济责任审计以及省委巡视组对我校开展巡视工作中，学院档案馆就配合有关部门调阅相关财会凭证、有关文件达2000余卷；提供干部人事、会议纪要等相关档案材料500余卷。
（五）2012年，档案馆各校区利用丰富的馆藏资料，调阅了1956—2012年50多年的教学档案，重新编制了学院《各校区普通教育、成人教育、培训班学生、外国留学生历届毕业生数》，提供给相关单位和领导，受到了好评。2012—2013年，学院中层干部、科级干部任期到届，对空置岗位实行竞争上岗，档案馆为学院党委、组织部门考察中层干部提供了相关人员档案资料几百卷，为学院参与竞争上岗的干部和组织部门核实其在职期间的任职、考核、表彰以及其它与竞争上岗所有相关资料提供了有力的原始凭证，保证了学院开展的中层干部竞争上岗与科级干部的任期考核和提拔工作圆满完成。
（六）2013年6月底，学院筹备召开第七次党代会过程中，档案馆积极提供历届党代会资料和整理汇编的《历次党员（代表）大会情况》、《历任领导一览表》等编研材料，供学院现任领导和相关部门领导参阅，保证了学院第七次党员代表大会顺利召开。2013年6月—7月学院在接受省教育厅组织的财政资金和会计信息质量检查工作中，档案馆积极配合学院财务处，复印大量相关文件材料，保证了其检查工作的顺利进行。2013年学院为参与广州市天河区科技产业园和国际金融城配套服务建设工程，档案馆充分利用馆藏档案，查阅与复制了关于学院基建工作的各类建设批件及学院校本部与西校区各时期有关征地、规划等文件、图纸及校区各类建筑的平面图纸等，保证了此项工作的正常开展。
（七）2011—2013年为配合学院新校区的建设与规划需求，档案馆充分利用馆藏档案资源，对有关新校区建设项目的立项、报建、资金申请与供电供水工程建设等工作需要，提供了丰富的原始凭证资料。同时在学院西校区过度房的报建和住房分配方案制定过程中，档案馆工作人员积极配合学有关部门，调阅了学院房改所有规定与房改后所有未参加人员公积金支取情况材料，高效利用馆藏档案信息资源，为学院圆满完成基建和住房分配工作，提供了信息资源的保障。另在2012—2014年学院开展南校区置换给中山大学各项工作中，档案馆积极利用馆藏档案资料，查阅了原广东经济管理干部学院的所有全宗，为开展校区置换工作的工作人员调阅了全部基建档案及与有关广东经济管理干部学院当时征地、报建等基建项目的档案资料，为维护学院的经济利益与教职工的合法权力，提供了充分有力的档案资源，发挥了馆藏档案的历史凭证作用。
（八）2012年、2017年，在学校举行55周年和60周年校庆活动工作中，档案馆充分利用馆藏档案资源，为校庆办公室与校友会整理学院简介提供了有关学院建设、发展等文件资料，并调阅数百卷教学档案和照片档案，为制作校庆宣传画册及布置校史展览，提供了校园校貌、建院初期老校门、学校历次更名、学院开展各项活动形成的各类文档与声像档案，丰富了编辑材料的内容和素材，为学院55周年和60周年校庆的顺利举行提供了大量的一手资料和参考依据，受到了学院领导与校友的好评。2015年、2017年，在学院先后两次开展创建广东技术师范大学以及2017年的本科教学审核评估工作中，档案馆积极配合学院发展规划处、基建处、院办、宣传部等部门提供数百卷有关教学、科研、基建、财会等大量档案材料和一手数据，为迎接创大工作和顺利完成本科教学审核评估提供了可靠的凭证资料。此外，在近年学院开展的“创新强校”工程建设、创建依法治校示范校、学科专业调整、硕士点建设、项目申报等各项中心工作中，档案馆全力做好各项档案查询和信息利用服务，提供了大量一手资料，圆满确保了各项重大工作的顺利完成。
