为进一步加强我校档案工作，提高我校档案工作制度化、规范化、标准化管理水平，建立与完善我校各门类与各专业档案实施部门预立卷工作制度。根据《高等学校档案管理办法》中“实行档案材料形成单位、课题组立卷归档制度”，实现学校各门类、各专业档案“前端”控制和文档一体化管理工作目标，进一步提高我校档案的归档率和利用率，确保归档材料齐全、完整、准确、系统，特制订以下制度：
第一条 总则
对档案实施预立卷是档案管理的基础工作之一，是学校实施部门立卷制度的一个重要环节。学校各部门是档案形成与产生的“源头”，由文件制作部门按文件生成的自然规律系统地整理组卷，是保证馆藏档案规范与完整的关键，对做好档案平时归卷，提高立卷质量，方便归档前后的查找利用具有重要作用。
第二条 归档文件材料的平时收集
（一）对办理完毕的文件材料应根据各部门的收发文制度，由兼职档案员进行统一管理，各部门工作人员在文件处理完毕后，应及时向本部门兼职档案人员移交。
（二）各部门兼职档案员平时应对办理完毕的文件材料（含电子文件）及时进行收集、整理，并参照归档范围编制文件材料预立卷类目，按预立卷类目分类存放，做好平时文件的利用、借阅、登记、回收工作，以保证归档文件的系统性与完整性。
（三）年终时兼职档案员应根据部门工作职责和当年工作任务，检查全年文件材料是否收集齐全、完整、对不完整的材料及时进行追踪积累和收集，对应归档的文件材料进行整理，编制预立卷类目，按照文件的重要程度，确定档案的保管年限，对分类的文件进行编目和录入档案管理系统并上传电子文件，并根据工作实际对预立卷类目适时进行调整。
第三条 归档文件的质量要求
（一）收集归档的文件必须是原件，签发稿手续要完备，落款及日期无遗漏，并盖有公章，发文号不能重复。发文的正稿、附件的落款须是发文部门全称，须有行文日期、公章；签发稿须有拟稿人、责任人等各项内容，文件材料要保证它的联系性、完整性（即成套性，如：请示必须有批复等）和准确性。
（二）各部门在起草文件时应规范，文件的起草、修改、核稿、签发，批示等都应使用蓝黑墨水或墨汁书写，不能采用铅笔或圆珠笔。文件的拟稿和缮印一律用A4纸。传真件要进行复印，领导签发内容须签发在复印件上。
第四条 对归档文件材料的整理和预立卷的程序
在每年年度，各部门兼职档案员应对本部门年度归档的文件材料进行分类、整理、预立卷。
（一）归档文件的分类组卷方法。
归档的案卷是文件系统的、有机联系的文件组合体。一般以问题为主，参照文件的作者、名称、时间，把同一问题的文件组成一卷，即“一事一卷” 不同保管期限的归档文件应分开立卷。按档案利用的价值大小分为永久、长期和短期三种。
（二）卷内文件的排列
应按照文件的重要程度排列，结论性文件在前，过程文件在后；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；打印件在前，原稿在后。此外，卷内文件还应按照文件的文件字号或时间顺序排列。
（三）对形成年度及针对内容年度不一致的归档文件立卷时间的处理原则
当年度形成的计划、总结、报表、预算等放在针对年度；跨年度或多年度的放在最后的年度立卷，跨年度处理完毕的文件，可放在办理结束或结案的一年立卷。
第五条 各门类档案的预立卷要求
（一）文书档案、教学档案预立卷
各部门兼职档案人员应在年初或学期末根据立卷规定，预先编好归档类目并依次将文件排列，以便随时将有关材料归卷。兼职档案人员应注意做好平时收集工作，根据档案归档范围对文件材料进行分类、编目和录入档案管理系统并上传电子文件后，于第二年的3月底前将档案原件与电子文档移交学校档案馆集中统一保管。
（二）科研档案预立卷
凡正式列为科研课题的项目，应建立平时预立案卷盒，做好积累档案材料的准备工作，待项目完成后，根据档案归档范围进行分类、编目和录入档案管理系统并上传电子文件后，将档案原件与电子文档移交学校档案馆集中统一保管。
（三）设备档案预立卷
设备开箱验收时，应对照装箱单清点随机文件材料，并收集保存。在设备安装，调试完毕后，将全部的文件材料按照规定进行整理归档。
（四）基建档案预立卷
兼职档案员负责对基建文件、材料、图纸的平时收集和保管工作，并按各类项目归档范围进行分类建立案卷盒，做好不同时期的收集工作，等项目完成验收后，根据基建档案归档范围与要求进行分类、编目和录入档案管理系统并上传电子文件后，将档案原件与电子文档移交学校档案馆集中统一保管。
（五）会计档案预立卷
由财务管理部门按照会计档案管理规定进行预立卷，在完成编目和录入档案管理系统后，按会计档案管理要求和时间分别移交学校档案馆集中统一保管。
（六）其它档案预立卷
声像档案、电子档案由相关部门随时收集整理归档预立卷，在完成编目和录入档案管理系统并上传电子件后，于第二年的3月底前将档案原件与电子文档移交学校档案馆集中统一保管。
第六条 学院档案馆负责对各部门的预立卷工作进行业务检查与指导，主要检查指导档案预立卷类目的编制、平时文件的归卷和收发文登记的执行情况及档案管理系统的使用。
第七条 本制度自公布之日起施行，由广东技术师范学院档案馆负责解释。
