各学院：
为认真做好我校2024届毕业生档案材料的归档及毕业生档案寄送工作，现将有关具体事项通知如下：
一、请负责毕业生档案工作的老师，将今年已录取为“研究生”“博士研究生”的2024届应届毕业生名单，按所在学院、专业、班级、学号、姓名及被录取的学校名称和专业，以Excel表格形式造册（见附件1），于6月5日前通过学生档案工作QQ群报送(本专科群号：148912240；研究生群号：815411828）。6月10日前各学院持考研(博)调档函原件及Excel汇总表，经档案馆领导批准后，统一由辅导员移交学生档案室办理调档相关手续（如有要求在7月10日前调档到校的，请辅导员直接电话联系学生档案室根据指引办理提前调档相关手续），否则档案一律按计划寄送。
二、请负责毕业生档案工作的老师，于5月6日至5月17日到档案馆学生档案室领取档案袋，并将毕业生在校期间形成的所有档案材料(含高等学校毕业生登记表、成绩册、学士学位通知书、学籍表、正式党员档案、教师资格证申请表、研究生学位证明〈评审、答辩材料等〉、毕业研究生登记表、研究生成绩册、研究生学籍表等需归档的材料）按目录顺序装入档案袋，在档案材料目录栏用签字笔注明所放材料份数，审查无误经确认签名后(复核人签名必须由负责毕业生档案的辅导员签名)，于6月25日前按专业、班级、学号顺序排好，移交档案馆学生档案室，同时附上档案移交清单纸质版及电子版（见附件2附件3）。（注：凡是党员档案材料请用“广东技术师范大学党员档案袋”密封并加盖公章，同时将党员档案袋和大学期间档案袋用小包装绳捆绑后移交）
三、请负责毕业生档案工作的辅导员，务必于6月21日前将准确无误的毕业生档案派遣信息确认表（纸质版和电子版）移交档案馆学生档案室（见附件4）。如移交后有改派档案去向单位或延期毕业的，请及时在Q群告知，同时将“变更档案去向”后的最新派遣信息确认表纸质版移交档案馆学生档案室，同时将更改信息资料发学生档案工作QQ群。
四、学生本人或其委托人原则上不准自带档案。如因毕业生考取公务员等原因确需自带的，须有档案接收权的用人单位开具录用调档函，并在调档函上注明“同意自带”字样，经档案馆领导审批同意后，学生档案室严格密封档案，才能由毕业生本人签收后自行携带。若本人自带过程中出现档案遗失、私自开封等后果由学生本人负责。
五、请负责毕业生档案工作的辅导员在学生离校前，务必通知每一位毕业生在2024年9月15日前，根据就业系统数据信息及毕业生档案派遣信息确认表中的档案接收单位查询本人档案到达情况。望各学院有关人员认真落实，如有疑问，请直接与档案馆学生档案室联系。
特此通知。
（联系人：冯老师、饶老师 联系电话：38265480）
学生档案室地址：东校区工业中心夹层2A07。
附件：
1.2024届毕业生考取研究生（博士研究生）名单汇总表
2.2024届本科毕业生档案移交清单
3.2024届研究生毕业档案材料移交清单
4.毕业生档案派遣信息确认表
档案馆
2024年4月22日
