各二级学院：
为了认真做好我校2016届毕业生档案材料的归档及毕业生档案寄送工作，现将具体事项通知如下：
一、请负责毕业生档案工作的老师，将今年已录取为“专升本”或录取为“研究生”的2016届应届毕业生名单，按所在二级学院、专业、班级、学号、姓名及被录取的学校名称和专业，以Excel表格形式造册，于5月30日前在学生档案Q群上报送档案馆学生档案科。
二、请负责毕业生档案工作的老师，将今年已录取为“专升本”或录取为“研究生”的2016届毕业生，其大学期间形成的有关档案材料及时移交档案馆学生档案科归档，并通知需要调档的有关学生，须持本人调档函或录取通知书复印件，经档案馆领导批准后，方可由学生本人亲自办理调档手续，否则档案一律不予寄送。
三、请负责毕业生档案工作的老师，于4月30日前到档案馆学生档案科领取毕业生大学期间档案袋，并将毕业生大学期间的所有材料(含高等学校毕业生登记表、成绩册、党员材料〈已办理暂缓就业非正式党员不入袋〉、诚信档案卡、学士学位通知书、教师资格证申请表等需归档的材料）按目录顺序装入档案袋，在档案材料目录备注栏用签字笔注明所放材料份数，审查无误经确认签名后(复核人签名必须由负责毕业生档案的辅导员签名)，于6月24日前按专业、班级、学号顺序排好，移交档案馆学生档案科，同时附上档案移交清单纸版及电子版。
四、请负责毕业生就业工作的辅导员，务必在6月22日前将暂缓就业条形码按专业、班级、学号顺序排好，移交档案馆学生档案科进行档案整理；于6月23日前将准确无误的报到证白联按专业、班级、学号顺序排好移交档案馆学生档案科。（如移交后有取消暂缓就业或改派报到证的，请及时将最新报到证白联按专业、学号顺序排好交档案馆学生档案科，同时将更改信息资料发学生档案Q群）。
五、学生本人或其委托人原则上不准自带档案。如果因毕业就业等原因确需自带的，须有档案接收权的用人单位开取调档函，并在调档函上注明同意自带字样。调档函经档案馆领导批准，学生档案科严格密封档案，并由毕业生本人签收后自行携带。若本人自带过程中档案遗失、私自开封等后果由学生本人负责。
六、请负责毕业生就业工作的辅导员在学生离校前，务必通知每一位毕业生在2016年10月15日前，根据报到证抬头所在单位去向查询本人档案到达情况。
望各二级学院有关人员认真落实，如有疑问，请直接与档案馆学生档案科联系。
特此通知。
（联系人：冯老师、饶老师；联系电话：38265480）
档案馆学生档案科地址：综合馆西侧五楼505。
档案馆
二○一六年四月五日
（附毕业生档案流转问题关注）
附件：毕业生档案流转问题关注
1、 问：毕业生档案转递的方式有哪些?
答：凡是报到证抬头单位到广东省各地级市的，均由专业人员送至各地级市人才中心或教育部门签收，到外省及其他单位的由机要通信方式转递到接收单位。
2、 问：毕业生档案何时转递?
答：我校毕业生档案通常在七月底前全部转出，一般情况下，档案接收单位在2-4周内即可收到档案；
3、 问：办理了暂缓就业的档案流转到何处？
答：广东省高校毕业生就业指导中心，地址是：广州市农林下路72号（农林下路和东风东路交叉的十字路口的东北角，广东发展银行大厦对面），查询电话：37627806，37627803 ；
4、 问：有关毕业生档案具体事宜如何查询?
答：档案寄出一个月左右，同学们可向报到证抬头单位的人事档案部门咨询。如档案未收到的可以向我院档案馆学生档案科查询（020-38265480）；如发现档案中缺少材料的可以向各二级学院负责就业的辅导员处查询。
