一、查阅学生档案
1.校外单位查阅在校学生档案须持单位介绍信、工作证，经档案馆领导批准后方可在学生档案科办公室查阅；
2.学院各部门因工作需要查阅、摘抄、复制学生档案中的有关材料，需经档案馆领导批准后，并履行借阅登记手续后方可查阅；
3.不允许私人查阅学生档案，学生确需查阅本人档案，需经二级学院领导和档案馆领导批准后，由辅导员办理借阅登记手续后方可查阅。
二、接收学生档案
1.各二级学院及有关部门在新生入学后第五周将新生档案（含录取通知书、学生入学登记表、党团志愿书等）按学号顺序排好并装入个人档案一并移交档案馆学生档案科；
2.组织部、团委在接收学生党团材料后十五个工作日内移交档案馆学生档案科；
3.凡需归入学生档案的相关材料，由相关职能部门在作出决定后五个工作日内移交档案馆学生档案科；
4.相关部门将毕业生的“高等学校毕业生登记表”、“成绩册”、“党员材料”、“学士学位通知书”、“体检表”、“诚信档案卡”等材料，于毕业生离校后五个工作日内移交档案馆学生档案科。
三、寄送学生档案
1.学生毕业派遣后，档案随报到证寄送档案主管单位；
2.档案接收单位领取毕业生档案必须持有公函，经档案馆领导批准后签名领取；
3.学生转学，凭转学审批表和招生录取花名册办理档案转出或转入手续；学生考入高一级院校，凭录取通知书办理档案转出手续；
4.学生档案转递由档案馆工作人员、二级学院辅导员专送或通过机要特快专递寄送，学生本人原则上不能自带；确属特殊原因须由毕业生本人带走的，经档案馆领导批准后由毕业生本人签名自行携带已密封的档案。
学院档案馆
二O一一年九月十一日
