广师大〔2019〕359号
第一章 总 则
第一条 为规范我校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，为学校教学、科研和党政管理等各项工作服务。根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局第27号令）等法律法规，结合学校实际，特制定本办法。
第二条 本办法所称档案，是指学校从筹备建校以来，我校从事招生、教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 档案是学校档案工作的重要组成部分，必须严格贯彻执行党和国家的有关档案、保密的法规和制度，严格保管，确保档案的完整和安全。
第四条 学校档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于档案信息资源的开发利用和共享。
第五条 档案是学校不可再生的宝贵财富，是记录学校工作发展的重要依据，学校所有单位和个人都应遵守本办法，承担保护和移交档案的义务。
第二章 管理体制
第六条 学校档案馆具有档案行政管理和档案业务管理与服务双重职能，业务上接受广东省档案局、省教育厅的指导、监督和检查，学校相关领导具体分管档案工作。
第七条 为了加强对学校档案工作的统一领导，学校成立由分管校领导为主任委员、相关职能部门负责人为成员的学校档案工作委员会，作为全校档案工作的组织、协调和咨议机构。
第八条 档案馆是学校档案工作委员会的工作机构，其职责是：
（一）负责宣传贯彻执行《中华人民共和国档案法》以及党和国家有关档案工作的方针政策、法律法规，不断推进学校档案工作发展；
（二）制定学校档案工作规划，依法建立、健全学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
（三）制定并组织实施档案年度工作计划，总结年度工作，编制档案工作统计年报表；
（四）根据国家有关档案资源建设的要求，按照档案集中统一管理的原则，负责全校党政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、声像、财会、实物、人物、学生以及干部人事等各门类纸质档案与电子档案的接收（征集）、整理、编目、保管、利用、鉴定、销毁等工作，维护学校档案的完整性、系统性与安全性;
（五）编研、出版档案史料，开发档案信息资源，扩展档案功能；
（六）建立健全学校档案管理工作网络，指导各单位文件材料的积累、立卷和归档工作；
（七）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作，加快推进馆藏档案数字化，提高档案服务学校及社会的能力和水平；
（八）积极开展档案学术研究和对外交流活动，不断提高学校档案工作的管理水平；
（九）负责全校专、兼职档案管理人员队伍建设，对学校各单位档案工作人员进行业务培训和指导；负责督促、检查和指导校内各单位的档案工作；
（十）认真做好学校档案工作先进集体、优秀档案工作者的评选表彰等工作；
（十一）负责学校档案馆的安全和保密工作，确保档案材料安全完整；
（十二）采取多种形式，积极开展档案宣传工作；
（十三）完成上级档案部门和学校领导交办的各项工作任务。
第九条 学校各立卷归档单位的主要职责：
（一）各立卷归档单位要确定一名领导分管档案工作，建立健全档案管理制度；确立一名兼职档案员负责本单位形成的档案材料的收集积累、整理归档工作，定期向学校档案馆移交档案及相关目录；
（二）贯彻执行学校档案工作的有关文件；
（三）开展档案宣传工作，提高师生员工的档案意识；
（四）按时移交档案，做到立卷规范，归档材料齐全、准确、系统。
第十条 档案工作人员要遵纪守法、爱岗敬业、忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识，以及现代管理技能。
第十一条 档案馆代表学校对各立卷归档单位及个人的档案工作情况进行检查、考核，对档案工作优秀者给予奖励，对违反档案管理法规者给予通报批评或处罚。构成犯罪的，按照国家相关法律规定，移送司法机关依法追究刑事责任。
第三章 档案管理
第十二条 学校要建立、健全档案工作检查、考核与评估制度，各单位的工作与档案工作实行“四同步”，即布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。
第十三条 学校建立部门预立卷制度。实行由档案材料形成部门、课题组立卷的归档制度。学校各单位负责档案工作人员，应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷，实行对纸质、电子以及照（胶）片、录像（录音）带等各种载体的档案材料同步归档。
第十四条 我校档案共分十三个类别：党群行政类、教学类、科研类、基建类、设备类、出版类、外事类、财会类、声像类、实物类、人物类、学生类、干部人事类。
第十五条 我校档案文件材料的归档范围是：
（一）党群、行政类：主要包括学校党委、行政、工会、共青团、民主党派等组织在工作中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料；学校的各种会议文件、会议记录及纪要、上级机关有关学校管理的文件材料。立卷归档要求按照《广东技术师范大学党群、行政类档案工作规范》执行。
（二）教学类：主要包括教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。立卷归档要求按照《广东技术师范大学教学类档案工作规范》执行。
（三）科研类：主要包括科研管理和科学研究实践活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。立卷归档要求按照《广东技术师范大学科研类档案工作规范》执行。
（四）基建类：主要包括基本建设管理和基本建设工程项目活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。立卷归档要求按照《广东技术师范大学基建类档案工作规范》执行。
（五）设备类：主要包括各种精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）全套随机技术以及在接收、使用、维修和改进工作中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。立卷归档要求按照《广东技术师范大学设备类档案工作规范》执行。
（六）外事类：主要包括外事管理和各类外事活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。立卷归档要求按照《广东技术师范大学外事类档案工作规范》执行。
（七）出版类：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及出版集团出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。立卷归档要求按照《广东技术师范大学出版类档案工作规范》执行。
（八）财会类：主要包括财会管理和财会活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。立卷归档要求按照《广东技术师范大学财会类档案工作规范》执行。
（九）声像类：主要包括学校各项活动中形成的以及与本校有关的具有保存价值的录音、录像、照片、光盘等声像材料。立卷归档要求按照《广东技术师范大学声像载体类档案工作规范》执行。
（十）实物类：主要包括在教学、科研、管理等各项活动中产生的具有保存价值的物品。立卷归档要求按照《广东技术师范大学实物类档案工作规范》执行。
（十一）人物类：主要包括历任校领导、资深教授（二级及以上教授）及在教学、科研、管理等活动中对学校发展有重要影响的个人等人物情况的文件材料。立卷归档要求按照《广东技术师范大学人物类档案工作规范》执行。
（十二）学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、录取通知书、毕业生登记表、就业报到证及其他可供组织参考有保存价值的材料。立卷归档要求按《广东技术师范大学学生档案管理规定》执行。
（十三）干部人事类：主要包括教职工在学习、工作中产生的记载个人经历、工作业绩、奖惩、职务任免等情况的文字材料。立卷归档要求按《广东技术师范大学干部人事档案管理规定》执行。
重大活动（事件）实行追踪归档，活动结束后，一个月内由该活动举办（主办）单位负责形成完整的归档材料归档，档案馆有责任督促。
第十六条 各单位档案工作人员按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，按照预立卷制度，对分类好的文件进行编目和录入档案管理系统并上传电子文件，打印卷内目录，连同档案实体，经本单位档案工作负责人检查合格签字后，移交档案馆。
第十七条 归档的文件材料要符合有关规范和标准。原则上要求是原件，具有凭证作用的文件材料须加盖印章。
第十八条 档案材料归档时间：
（一）学校党政职能部门和能够按年度归档的部门形成的档案材料在次学年3月底前归档；
（二）教学单位产生的应按学年度归档的材料（如学籍管理类）应在6月底前归档；
（三）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档；
（四）当年形成的财会档案在会计年度终了后，由财务处保管3年，期满后于次年6月底前归档。
（五）学生类档案材料归档时间分别按《广东技术师范大学学生档案管理规定》执行。
（六）干部人事档案材料归档时间按《广东技术师范大学干部人事档案管理规定》执行。
第十九条 归档的档案材料应当质地优良、书绘工整、声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求，按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）以及（《广东技术师范大学电子文件归档与管理暂行办法》）执行。
第二十条 档案馆依据《高等学校档案实体分类法》，负责对全校档案进行科学分类、编号、排列、上架，编制适合现代化管理需要的检索工具。实行计算机管理，提高科学管理水平和服务质量。
第二十一条 对保管期满的档案，档案馆提交学校档案鉴定小组进行鉴定，提出销毁意见，编制档案销毁清册，报学校主管领导批准。销毁档案时，应当由档案馆、保密委员会及相关单位共同派员监销。
第二十二条 要研究和改进档案保护技术，对已破损和字迹褪色的档案，应及时修复或复制。对重要档案，破损或褪色修复后的档案要及时数字化，加工成电子档案保管。
第二十三条 由几个单位合作完成的工作或项目，由主办单位将一套完整的文件材料立卷归档，协作单位保存与自己承担任务有关的档案并将复制件送交档案馆保存。学校与其他单位分工协作完成的项目，交档案馆保存整套档案。
第二十四条 学校档案馆要建立健全库房安全管理制度，做好“防火、防盗、防虫、防鼠、防强光及温湿度控制”等档案实体的保护工作，定期检查馆藏档案和资料的保管情况，消除安全隐患，遇有特殊情况立即向主管校领导报告，及时妥善处理。
第二十五条 学校各单位在公务活动中形成的具有保存价值的档案材料，除经批准可设分室保管外，都必须按规定向学校档案馆移交；凡个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的档案材料，也要按规定向学校档案馆移交，实行集中管理。
对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。
第二十六条 档案馆应认真执行档案统计年报制度，定期对档案的收进和移出、库存案卷数量、档案的利用情况等进行统计，并按国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
第二十七条 学校档案原则上由学校档案馆保管，但在国家需要时，学校应当提供相应的档案原件或复制件。
第四章 档案开放与利用
第二十八条 学校档案馆要按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或个人无权公布学校档案。
属下列情况之一者，不对外公布：
（一）涉及国家秘密的；
（二）涉及专利或者技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成单位规定限制利用的。
第二十九条 凡持有合法证明的单位或个人，在表明档案利用目的和范围并履行相关的登记手续后，均可利用已公布的档案。境外组织或个人利用档案的，按照国家有关规定办理。
第三十条 查阅、摘录、复制未开放的档案，须经档案形成单位或个人以及档案馆负责人同意，必要时报校领导审查批准。其中涉密档案须经学校保密委员会办公室同意。
第三十一条 馆藏重要、珍贵的档案一般不提供原件。如有特殊需要，须经学校主管领导或档案馆负责人批准。
利用学校的人事档案，按中共中央办公厅2018年印发的《干部人事档案工作条例》的有关规定办理。
第三十二条 档案馆应设立供查阅档案资料的阅览室，积极开展档案利用与编研工作，主动提供利用，充分发挥档案的社会效益和经济效益。
第三十三条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。档案提供利用过程中，校内利用，原则上不收取任何费用；校外利用，用于公益目的的，不收取费用，用于个人或者商业目的的，按照有关规定合理收取费用。
社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆要无偿和优先提供。
第三十四条 寄存在学校档案馆的档案，归寄存者所有。档案馆如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。
第三十五条 出版档案史料和公布档案，须经档案形成单位同意，并报请校领导批准。
第五章 条件保障
第三十六条 学校档案工作所需经费，应单独立项，列入学校预算，统筹解决。学校各职能部门应对用于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备，在经费上给予支持。
第三十七条 数字档案馆是学校数字校园建设的重要组成部分。学校设立专项经费，不断配置现代化的档案设备设施，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。
第三十八条 学校要遵循方便利用、安全保管、有利发展的原则，为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案工作用房。
第六章 奖励与处罚
第三十九条 学校对档案管理工作进行考核和奖罚，每三年对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：
（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；
（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩；
（三）在档案学研究及档案史料研究中做出重要贡献的；
（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给档案部门的；
（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第四十条 出现下列行为之一的，由档案馆责令限期改正，或报请学校档案工作委员会处理；情节严重，依照法律规定由学校给予行政处分；构成犯罪的由司法部门追究刑事责任。
（一）玩忽职守、造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布、涂改、伪造档案的；
（三）对擅自出卖、赠送、交换档案的；
（四）不按规定归档、拒绝归档或者将档案据为己有的；
（五）其他违反档案法律法规的行为。
第七章 附 则
第四十一条 本办法自印发之日起施行，原2007年9月1日印发《广东技术师范学院综合档案管理规定》（广师院〔2007〕285号）同时废止。
第四十二条 本办法由学校档案馆负责解释。
