广师大〔2019〕357号
第一章 总 则
第一条 为了加强和规范我校电子文件的归档与管理工作，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》、《电子文件归档与管理规范》(国标GB/T18894-2002)、《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件移交与接收办法》等有关规定，结合我校实际情况，制定本办法。
第二条 本办法所称的电子文件，是指学校在教学、科研、党政管理等工作活动中，在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
第二章 管理体制和职责
第三条 学校和各归档单位要明确电子文件归档管理工作的分管领导，协调解决实际问题。电子文件的形成、承办、运转、收集、整理与归档等工作，由文件承办部门负责。各单位的兼职档案人员，负责本单位形成的电子文件（以及与之相应的其它载体材料）的收集、整理、归档与移交等工作。
第四条 各单位要将电子文件的整理归档工作纳入电子文件承办人的岗位职责，以确保电子文件的真实性、完整性和有效性。
第五条 学校档案馆负责对电子文件日常管理的监督、指导、检查和分类保管、开发利用等工作，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子文件的保管与利用实行全过程管理。
第六条 归档的电子文件与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。学校档案馆要配备与业务部门相互兼容的计算机及电子文档管理的软、硬件系统，网络信息中心提供必要的技术支持和后台服务，并建立严格的管理制度，确保归档电子文件的真实性、完整性、有效性和可识别性。电子文件的真实性、完整性、有效性和可识别性，移交前由电子文件形成部门负责，移交后由学校档案馆负责。
第三章 电子文件的收集
第七条 电子文件的类型
（一）电子文件的信息类型
电子文件的信息类型有：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、程序文件和数据库文件等。其中：
1．文本电子文件以PDF、XML、DOC、TXT为通用格式。
2．图像电子文件以BMP、JPEG、TIFF为通用格式。
3．视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。
4．音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
5．数据库文件以DBF、XLS为通用格式。
（二）电子文件的载体类型
目前主要有光盘、磁盘、磁带、闪盘、硬盘、网络存储器等介质的载体类型。
第八条 电子文件收集的要求
（一）各单位在主要职能活动中产生的电子文件，凡有查考利用价值的均应定期制作文件备份，并及时拷贝到软盘或刻录到光盘上脱机保存。盘片上要用汉字标明文件名称、类别及形成时间，存放于专用装具内妥善保管。采用物理归档方式移交到档案馆后的电子文件，仍需要在本单位保留一年后方可删除或销毁。
（二）为了保证归档电子文件的真实性和有效性，学校各归档单位采用物理归档方式向档案馆移交电子文件时，其存储载体应选用“一次性写入光盘”，不宜使用“闪盘”等可更改的不稳定的存储载体。
（三）对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。
（四）对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。
第四章 电子文件的归档、移交和接收
第九条 电子文件归档范围
学校电子文件的归档范围参照本校纸质文件归档范围执行。此外，各单位形成的有重要参考利用价值的数据库文件和相关软件、多媒体课件、超媒体链接文件（WEB网页）、数字化的影像文件、声音文件、CAD图形文件等均属于电子文件的归档范围。
第十条 电子文件归档方式
（一）物理归档
指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。各归档单位办理完毕的电子文件，要定期拷贝到磁盘或光盘上（为禁止对文件写操作，尽量刻录到一次性写操作的光盘上），载体上要及时标注盘内文件内容、类别、存入日期及磁盘编号等，如要保密的还要标明密级。
（二）逻辑归档
指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。归档单位可登录我校档案管理系统对档案信息著录，上传归档电子文件并提交，在系统中打印交接目录。
第十一条 电子文件归档要求
（一）归档电子文件应与纸质文件在内容、相关说明及描述上保持一致；没有纸质文档的电子文件，必须编制相应的纸质说明文档，说明该电子文件的标题、内容、时间、人物等相关背景信息。
（二）加密文件应在解密后进行归档，压缩文件应在解压缩后进行归档。
（三）保管期限、密级划分和归档时间参照我校各类纸质档案的相关规定执行。
（四）各单位要利用安全、有效的介质（光盘、磁盘等）对电子文件定期进行拷贝备份向学校档案馆移交，不允许用其他介质（如软磁盘）作为归档电子文件长期保存的载体。
第十二条 电子文件的移交和接收
（一）电子文件承办人在向本单位兼职档案管理员归档时，应填写《归档电子文件登记表》（附件1），与电子文件存储载体一同交给兼职档案员，由兼职档案员统一向学校档案馆移交。
（二）各单位兼职档案员向学校档案馆移交本单位归档电子文件（物理归档）时，应以电子文件存储载体盘（片）为单位填写《归档电子文件移交、接收登记表》（附件2）和《电子文件存储载体基本标识说明》（附件3）与盘（片）一同移交。
（三）物理归档的电子文件经检验合格的，交接单位双方签字盖章。“登记表”一式两份，一份由电子文件形成单位保管，一份交校档案馆保存。对不符合要求的，退回形成单位重新制作。
（四）电子文件形成单位一般应在每年六月底前将上年度办理完毕的属归档范围的电子文件集中下载到安全、有效的存储载体上向学校档案馆移交。数据库文件可视情况按月或按季度向档案馆移交。
第五章 归档电子文件的整理
第十三条 归档电子文件的整理由学校档案馆档案管理人员负责。档案馆电子文件管理人员应根据电子文件的管理方法，对接收进馆的电子文件载体进行分类、整理和编目。
第十四条 归档电子文件整理的要求：
（一）归档电子文件以件为单位进行整理，按《广东技术师范大学档案实体分类法》编制实体分类号。
（二）把带有归档标识的电子文件按载体和文件类别代码进行相对集中分类组织存储载体。把通过分类的电子文件按存储载体编号重新排列。存储载体的编号方案为：年度—存储载体类型代码—文件信息类型代码—顺序号（附件4）。
（三）在计算机管理系统中设置“电子文件载体管理模块”，建设电子文件载体管理数据库，将必要著录项目输入计算机管理系统数据库中，编制机读目录和简要的检索工具。电子文件载体的著录应符合国家档案著录规则要求，其基本著录项目为：序号、题名、责任者、文号、文件形成时间、全文标识、实体分类号、电子文档号（盘号及件号）、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容。
第六章 电子文件保管、统计、利用
第十五条 归档电子文件移交到档案馆后，档案馆要制作三套备份，一套封存保管，一套查阅利用，一套异地保存。日常动态管理的归档电子文件使用服务器备份，对分类数据库实行光盘库备份和脱机存储。
第十六条 归档电子文件的保管应符合下列条件：
（一）归档载体应先做电子备份、防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层。
（二）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。
（三）归档载体应远离磁场，并与有害气体隔离。
（四）归档电子文件载体应专库或专柜集中保存，保管环境应符合防尘、防火、防鼠、防虫要求，保管环境温度选定范围：17℃—20℃；相对湿度选定范围：35％—45％，电子文件载体要避免阳光直接照射。
第十七条 随着计算机技术的发展和设备的更新，为保证电子档案文件不同时期的兼容性和数据处理的方便性，档案馆应定期对电子文件的读取、处理设备更新情况进行检查登记。设备更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应及时进行归档电子文件的载体转换，转换后原载体保留时间应不少于2 年，保留期满后，原载体按保密要求进行处置。
第十八条 接收入库保存的电子文件，每两年要对电子文件载体抽检一次，抽检率不低于10%，发现问题要及时采取恢复措施。
第十九条 随着档案管理系统设备更新或系统功能扩充，应及时对归档电子文件数据进行迁移和转换工作，并填写《归档电子文件迁移登记表》（附件5）。
第二十条 电子文件的保管期限参照本校制定的纸质文件材料保管期限进行划分。超过保管期限的电子文件要销毁，销毁电子文件时，档案馆需请有关部门会同审核，编制销毁清册，经有关领导批准后方可销毁，并要确保载体与信息的彻底销毁。
第二十一条 归档电子文件的提供利用要注意以下事项：
（一）备份封存的电子文件不得利用和外借，利用时要使用电子文件的复制件。
（二）电子文件查阅利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件一般不在网上提供利用，确有必要以联网方式利用时，应严格遵守国家和学校的有关保密规定，并采取稳妥的安全保密措施。
第二十二条 学校档案馆要及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。
第七章 附 则
第二十三条 本办法由学校档案馆负责解释。
第二十四条 本办法自发布之日起施行。
附件 ：1.电子文件登记表
2.归档电子文件移交、接收登记表
3.《电子文件存储载体基本标识说明》文件格式
4.电子文件存储载体的编号方案与档号模式
5.归档电子文件迁移登记表
