根据国家《档案法》和原国家教委《普通高等教学校档案管理办法》的有关规定，本着既方便工作，又利于保密、确保安全的原则，特制定本制度。
一、学校的档案资料主要为学校及社会服务，查阅档案必须严格履行登记手续，一般应当在档案阅览室查阅。如确需借出时，必须办理借阅手续，限期归还（一般不超过15天）。凡借出的档案材料，必须按要求如数归还，不得有缺少、损毁和涂改现象，违者按国家有关档案法规处理。
二、查阅已公布的开放的档案材料，学校师生员工凭工作证、学生证；校外人员须持有单位介绍信（写明查阅问题、目的）和本人工作证或身份证，履行登记手续后方能调阅。
三、学校各部门人员调阅档案，原则上只能调阅本单位形成的卷宗以及可以公开的普发性文件。如确需调阅其他单位形成的档案，须写明查阅目的和查档内容，经档案形成部门负责人和综合档案室主任批准方能调阅。
四、凡调阅党委会议记录、校长办公会议记录、绝密档案材料、有密级的上级文件以及超越原文件规定阅读范围的档案，应由本单位负责人提出查阅申请，经报请党委书记或校长审批后，限定性的阅读有关内容，不得带出综合档案室，不得抄摘。如确因工作需要摘抄时，摘抄稿限期交给综合档案室注销。
五、凡调阅有关人员的处分、处理材料，属于一般干部、职工、学生和科级干部的，须经校办主任或档案形成部门负责人批准；属处级干部的须经党委书记或校长批准。
六、非公开的科研课题档案，原则上提供给予课题研究工作的有关人员利用。学校其他人员和外单位查阅，须经科研部门负责人签署意见，必要时报请主管的学校领导审批后，方能调阅。
七、查阅者必须承担所借阅档案材料的安全、保密责任；不得撕卷或撕去其中文件；不得在文件上划线、圈点、折叠、涂改、写眉批；不得随意摘抄无关的档案材料。如确需有摘抄，经综合档案室主任审批后，方可摘抄并加盖印章。未经同意不得摄制、复印、转借档案材料。违者根据有关规定给予当事人严格处理或经济处罚。
八、出版类的“审稿意见”，不宜与被审稿的作者见面，只提供给该出版物的编辑人员利用。
九、校外人员及本校毕业生以及因个人行为而利用档案的，需按规定办理，并收取一定的档案保护费。
十、查阅和归还档案时，应严格履行签字、登记、注销等手续，档案人员对查阅归还的档案，应仔细清点，核查无误后方可签字注销。如发现有损坏、丢失等情况，应立即追究责任。
十一、境外人员查阅档案，须按国家的有关规定办理。
十二、原则上不受理电话、电子邮件等形式查阅（询）有关档案。非本校公务使用档案材料，按国家及省有关规定收费。
十三、未经学校授权和上级主管机关批准，任何组织和个人都无权公布档案。
十四、本制度由学校档案馆负责解释。
十五、本制度自二○○七年九月一日起实施。
