广师大〔2019〕360号
第一章 编制说明
一、编制目的
为适应我校档案工作日益发展的需要，实现档案管理的标准化和规范化，根据《高等学校档案实体分类法》，结合我校实际情况，特制定本办法。
二、编制原则
以我校全部档案为对象，按档案形成的领域范畴，结合档案记述和反映的内容、特点，在保持其形成的自然规律的前提下，确定统一的实体分类体系。将产生于同一活动领域，记录和反映相同的性质的管理性文件材料和业务性材料作为有机联系的整体分别设置，尽可能地体现思想性、科学性、适用性。为了方便掌握使用，本法在类目名称、档号模式、标识符号等方面，力求做到准确、简明、易懂、好记。
三、体系结构
本法由编制说明和主表两部分组成。
编制说明是本法的编制目的、编制原则、体系结构、类目设置、档号模式、标识符号以及有关问题的说明，是使用本表的指南。
主表由类目、标识符号、注释等组成。
（一）一级类目的划分与标识
一级类目是学校档案实体分类的最高层位，根据学校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，根据教育部和国家档案局联合发布的《高等学校档案管理办法》有关规定，并结合《广东技术师范大学档案管理办法》的要求，我校档案划分为：党群行政、教学、科研、基建、仪器设备、出版、外事、财会、声像、实物、人物、学生、干部人事等十三个类目。其中党群、行政、教学、科研、基建、仪器设备、出版、外事、财会、声像、实物、人物等一级类目的具体标识如下：
DQ 党群
XZ 行政
JX 教学
KY 科学研究
JJ 基本建设
SB 仪器设备
CB 出版
WS 外事
CK 财会
SX 声像
SW 实物
RW 人物
一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如：“XZ”，即“xing zheng”（行政）的简称。
（二）二级类目、三级类目的设置和标识
二级类目是对一级类目的细分，三级类目是对二级类目的细分，细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。
二级类目、三级类目的标识，采用“双位制”，如“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12、13……99，但10、20……带“0”的数字不用。例如教学学籍管理可标为JX1412、JX1413等依次排列。
四、档号编制
档号是存取档案的代号和排架的依据，必须反映我校档案的分类体系和物理位置。
（一）档号编制的原则
档号编制必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，所有档案均不得重号；方便插卷，使其有充分扩展的余地；不得随意变动；能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。
（二）档号结构、模式和标识
1．档号结构
档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。
年度号：四位阿拉伯数字组成
分类号：分类号一般由一、二级类目代号组成，部分设有三级类目的还应包含三级类目。
案卷号：按选择的分类号流水编号
2．档号模式
年度号+分类号+案卷号
例如：
3．档号标识
采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制，年度号、分类号、案卷号之间用“-”连接。例如，2008年内容是行政综合的第8号卷档案，可标识为：2008-XZ11-8。其中2008表示该案卷的形成年度，XZ是行政类档案一级类目代号，11是二级类目代号“行政综合”
五、档案的实体排架
为维护档案的整体性和方便查找，在不影响案卷之间有机联系的前提下，可将永久、长期排在前面。档号排架采用：一级类目—年代纵向排列。
六、关于纳入管理的干部人事档案的分类编号
干部人事档案按1991年4月2日中央组织部、国家档案局联合发布的组通字[1991]第13号文件，即《关于印发〈干部档案管理工作条例〉的通知》办理，本法不另作规定。
七、关于纳入管理的学生档案的分类编号
学生档案根据学生档案形成和管理的特点，以个人为单位，按所在年级、二级学院、专业 、班级、学号进行分类汇总，以学生学号为序按由小到大顺序进行排列。本法不作具体规定。
第二章 主表
一、DQ 党群类
主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。
11 党务综合(党办、党代会、分党委、总支、直属支部综合材料入此)
12 纪检
13 组织（科级干部的任免、副处级以上干部的任免、党员奖惩、党校材料入此）
14 宣传教育（学生工作入此）
15 统战(民主党派、侨联、人大代表材料入此)
16 工会(教代会、职代会、妇女工作材料入此)
17 团委(学生会、研究生会、学生社团材料入此)
……
99 其他
二、XZ 行政类
主要包括行政职能部门（教务、科研、基建、设备、外事、财务等部门除外）在工作中形成的文件材料。
11 行政综合(校办、校友会、校史及各部处、二级学院、直属部门等单位综合材料入此)
12 人事(机构设置、表彰先进、师资培训、计划生育、离退休人员等材料入此)
13 监察、审计
14 保卫
15 总务（后勤管理、医疗卫生材料入此）
16 档案、图书、文博
……
99 其他
三、JX 教学类
主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。综合性文件用自然年度，学籍材料用入学及毕业两种年度。
11 教学综合（校运会、教学评估、优秀教学评奖材料入此）
12 学科与实验室建设
13 招生
14 学籍管理(学生花名册、学生奖惩材料入此)
15 课堂教学与教学实践（体育、计算机、英语等级考试材料入此）
16 学位（学位证审核、发放材料入此）
17 毕业生(毕业证审核、发放及毕业生反馈信息材入此)
18 教材
……
99 其他
四、KY 科研类
主要包括科研管理和实践活动中形成的文件材料。综合类用自然年度，项目用完成年度。
11 综合(科研经费管理、学术活动材料入此)
12—n 按教学、科研、教辅、党政机关等单位依次排序并设置类目。
五、JJ 基建类
主要包括基建管理和项目建设中形成的文件材料。综合类用自然年度，单项工程用竣工年度。
11 综合
12—n 按单项工程设置类目（修缮工程入此）
六、SB 仪器设备类
主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试管理、申请报废等各个环节中形成的文件材料。综合管理类用自然年度，仪器设备种类用仪器设备购置的年度。
11 综合
12 仪器设备种类
七、CB 出版物类
主要包括出版工作管理和出版活动中形成的文件材料。年度用出版物的出版年度。
11 综合
12 刊物
13 报纸
14 书稿
八、WS 外事类
主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。年度用自然年度。
11 综合
12 出国(出境)（政审材料、外汇经费、延长期材料入此）
13 来校（接待外宾登记表等材料入此）
14 国际合作与会议
15 外国留学生工作（外国留学生奖惩材料入此）
九、CK 财会类
主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。年度用财会档案形成的自然年度。
11 综合（基金管理、贷款、收费入此）
12 会计报表
13 会计账簿
14 会计凭证
15 工资清册（奖金、助学金、国库券材料入此）
16 涉外会计凭证、账簿
十、SX 声像类
主要包括学校在教学、管理活动中形成的各种特殊载体的材料。年度用特殊载体形成的自然年度。
11 综合
12 照片
13 录像带
14 录音带
15 幻灯片
16 磁盘
17 影视胶片
18 缩微胶片
19 光盘
十一、SW 实物类
年度用实物类形成的自然年度。
11 综合
12 奖旗（状）
13 奖杯
14 锦旗 礼品
15 印章
十二、RW 人物类
年度用人物类档案归档年度和已故人员故去年度。
11 历任校领导
12 名人
13 已故人员
第三章 附 则
一、本办法自印发之日起施行，原《广东技术师范学院各类档案实体分类方案》同时废止。
二、本办法由学校档案馆负责解释。
