随着学校各项事业的发展及办学规模的不断扩大，以及档案人员的不懈努力，档案编研材料将日渐增加，为适应档案利用工作的需要，实现档案编研材料管理的标准化和规范化，结合学校实际情况，特作此规定。
一、基本原则
学校综合档案室编写的编研材料，按编研材料形成的领域范畴，结合编研材料记述和反映的内容、特点，模仿学校实体分类方案的模式对所有编研材料实行统一分类排架，以便为进一步提高查阅利用的工作效率和效益奠定良好的基础。
二、立卷方法
学校综合档案室编研材料的档号由年度号、分类号、案卷号三大部分组成，用连接号“－”连接各组代码，即年度号－分类号－案卷号。
其模式如：2000－BY11－1～n。年度号由四位阿拉伯数字组成。分类号是档号的主体，一般由实体分类的一、二级类目的标记符组成。一级类目的标记符取类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如编研标识符号：BY。二级类目的标识符号采用双位制编码（用阿拉伯数字表示），各类的第一个二级类目，即“综合”均为“11”，其余可以从12依次层累为12、13、14……。案卷号即案卷顺序号，它是在分类号的最下位类目内，对该类目内的案卷编制的顺序号，用阿拉伯数字按1～n标识。
三、分类原则
综合类 用BY11表示，内容包括：广东技术师范学院全宗指南、组织沿革、大事记、年鉴等综合性材料。
文件汇编类 用BY12表示，内容包括学校党委、行政发文汇编，专题文件汇编以及对学校工作有依据性、长远利用价值的外部文件汇编。
基础数据汇编类 用BY13表示，内容包括：高等学校基层报表汇编及系统的、综合性的、反映学校历史全貌的基础数字汇编以及有关的数据分析材料。
其他类 用BY14表示，内容包括各类专题目录、专题汇编等有查考价值的材料汇编。各类专题编研材料的分类分别为：党群行政类BY1411；教学类BY1412；科研类BY1413；基建类BY1414；仪器设备类BY1415；出版类BY1416；外事类BY1417；财会类BY1418；声像类BY1419；实物类BY1421；人物类BY1422。
四、本规定由学校档案馆负责解释。
五、本规定自二○○七年九月一日起实施。
